W poprzednim artykule znajdziesz informacje o tym:

• co może być przedmiotem kontroli ZUS;
• kto może kontrolować przedsiębiorcę z ramienia ZUS;
• czy ZUS może rozpocząć kontrolę w sytuacji, gdy przedsiębiorcę aktualnie kontroluje inny organ
• ile czasu może trwać kontrola;
• w jakim miejscu są przeprowadzane czynności kontrolne.

Jak się przygotować do kontroli ZUS? Wskazówki dla przedsiębiorców cz. 1 – Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy

Dziś kolejne zagadnień, które warto poznać przygotowując się do kontroli ZUS.

Jakie uprawnienia ma inspektor kontroli ZUS?

Inspektor kontroli ZUS może:

• badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
• dokonywać oględzin i spisu składników majątku (dotyczy płatników składek zalegających z zapłatą składek),
• zabezpieczać zebrane dowody,
• żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
• legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
• wzywać i przesłuchiwać świadków,
• wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego (jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego).

Jakie obowiązki spoczywają na kontrolowanym przedsiębiorcy?

Do obowiązków przedsiębiorcy w toku kontroli ZUS należy w szczególności:

• udostępnianie wszelkich ksiąg, dokumentów i innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli,
• udostępnianie do oględzin składników majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli (dotyczy płatników składek zalegających z zapłatą składek),
• sporządzanie i wydawanie kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS,
• zapewnienie niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnienie środków łączności (z wyjątkiem środków transportowych) oraz innych niezbędnych środków technicznych do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik,
• udzielanie wyjaśnień kontrolującemu.

W jaki sposób przedsiębiorca może przeciwstawić się prowadzeniu kontroli z naruszeniem przepisów?

Jeżeli ZUS podejmuje czynności kontrolne z naruszeniem przepisów, dotyczących m.in. zawiadomienia o zamiarze prowadzenia kontroli, czasu trwania kontroli, miejsca prowadzenia czynności kontrolnych, czy zakazu prowadzenia więcej niż jednej kontroli wobec przedsiębiorcy, przedsiębiorca może wnieść do ZUS sprzeciw.

Sprzeciw wnosi się na piśmie, w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez ZUS lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu. Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych. ZUS powinien rozpoznać sprzeciw w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Jeżeli ZUS nie uwzględni sprzeciwu, przedsiębiorcy przysługuje prawo do wniesienia zażalenia na te postanowienie – w terminie 3 dni od dnia jego otrzymania. Natomiast w przypadku gdy i zażalenie nie zostanie uwzględnione, przedsiębiorca może dochodzić swoich racji przed sądem administracyjnym.

W jaki sposób kończy się kontrola?

Z przeprowadzonej kontroli inspektor ZUS sporządza protokół kontroli. Protokół powinien zawierać przede wszystkim opis ustaleń dokonanych w toku kontroli z podaniem podstaw prawnych oraz przedstawienie dowodów, w oparciu o które te ustalenia zostały poczynione. Płatnik składek może wnieść zastrzeżenia do protokołu kontroli w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnik składek powinien zostać poinformowany na piśmie.

Artykuł Kontrola ZUS u przedsiębiorcy – jak się do niej przygotować? (cz. 2) pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Co może być przedmiotem kontroli ZUS?

Kontrola może obejmować w szczególności:

• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne,
• ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu.

Co istotne, kontrola nie może dotyczyć tego samego przedmiotu, który ZUS już wcześniej kontrolował.

W jaki sposób następuje rozpoczęcie kontroli?

Zasadniczo ZUS powinien w pierwszej kolejności zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrola powinna rozpocząć się nie wcześniej niż po 7 dniach i nie później niż przed 30 dniami od momentu doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli ZUS nie rozpocznie kontroli w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia. Jedynie w wyjątkowych przypadkach ZUS może rozpocząć kontrolę bez wcześniejszego zawiadomienia.

Kto może kontrolować przedsiębiorcę z ramienia ZUS?

Czynności kontrolne przeprowadzają inspektorzy kontroli ZUS po okazaniu kontrolowanemu przedsiębiorcy legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. W czynnościach kontrolnych może uczestniczyć też pracownik ZUS niebędący inspektorem kontroli, ale przygotowujący się do egzaminu kwalifikacyjnego – na podstawie odrębnego upoważnienia.

Czy ZUS może rozpocząć kontrolę w sytuacji, gdy przedsiębiorcę aktualnie kontroluje inny organ?

Co do zasady ZUS nie może rozpocząć kontroli w przypadku, gdy aktualnie działalność gospodarczą przedsiębiorcy kontroluje inny organ publiczny. W takim przypadku ZUS powinien odstąpić od podjęcia czynności kontrolnych oraz ustalić z przedsiębiorcą inny termin przeprowadzenia kontroli.

Ile czasu może trwać kontrola?

Czas trwania wszystkich kontroli ZUS u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:

• mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;
• małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;
• średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych;
• pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

W jakim miejscu są przeprowadzane czynności kontrolne?

Zasadniczo kontrolę przeprowadza się w siedzibie przedsiębiorcy lub w miejscu wykonywania działalności gospodarczej oraz w godzinach pracy lub w czasie faktycznego wykonywania działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę. Za zgodą przedsiębiorcy kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą być przeprowadzane również w siedzibie ZUS, jeżeli może to usprawnić prowadzenie kontroli.

O tym:

• Jakie uprawnienia ma inspektor kontroli ZUS?
• Jakie obowiązki spoczywają na kontrolowanym przedsiębiorcy?
• W jaki sposób przedsiębiorca może przeciwstawić się prowadzeniu kontroli z naruszeniem przepisów?
• W jaki sposób kończy się kontrola?

w drugiej części Poradnika dla przedsiębiorców. Jak się przygotować do kontroli ZUS?

Artykuł Jak się przygotować do kontroli ZUS? Wskazówki dla przedsiębiorców cz. 1 pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Zasady przeprowadzania kontroli ZUS

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, kontrola ZUS powinna być przeprowadzana w:

• siedzibie przedsiębiorcy,
• miejscu wykonywania działalności gospodarczej,
• w godzinach pracy przedsiębiorcy lub w czasie faktycznego wykonywania przez niego działalności gospodarczej.

Dzięki temu przedsiębiorca ma możliwość bieżącego uczestniczenia w procesie kontroli i odpowiadania na ewentualne pytania inspektorów.

Czy kontrola może odbyć się w siedzibie ZUS?

Przepisy dopuszczają możliwość przeprowadzenia kontroli lub poszczególnych czynności kontrolnych w siedzibie organu kontroli, czyli ZUS. Jest to jednak możliwe wyłącznie za zgodą przedsiębiorcy. Taka opcja może usprawnić przebieg kontroli, szczególnie w sytuacjach, gdy dokumentacja wymaga bezpośredniego dostępu do zasobów ZUS.

Co, jeśli inspektorzy ZUS naruszą zasady?

Najważniejszą kwestią dla przedsiębiorcy jest świadomość, że wszelkie działania kontrolne przeprowadzone z naruszeniem zasad — na przykład w siedzibie ZUS, bez zgody przedsiębiorcy — są niezgodne z prawem. Dokumenty i informacje zgromadzone w ten sposób nie mogą stanowić dowodu w postępowaniu kontrolnym.

Podsumowanie

Przedsiębiorca ma prawo decydować, gdzie zostanie przeprowadzona kontrola ZUS. Jeżeli inspektorzy chcą przenieść czynności kontrolne do swojej siedziby, muszą najpierw uzyskać zgodę przedsiębiorcy. Warto pamiętać, że przestrzeganie zasad dotyczących miejsca i trybu kontroli to podstawa do ochrony swoich interesów w ewentualnym sporze z ZUS.

Artykuł Kontrola ZUS u przedsiębiorcy. Gdzie mogą być przeprowadzane czynności kontrolne? pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.