Problem pojawia się szczególnie przy przejściu części zakładu pracy – np. przy podziale spółek, gdy dochodzi do przeniesienia części majątku spółki dzielonej na nowo zawiązaną spółkę (podział przez wydzielenie).

Akta osobowe to tylko część dokumentacji

Kluczowe znaczenie ma § 7 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z tym przepisem dotychczasowy pracodawca przekazuje nowemu pracodawcy dokumentację pracowniczą.

Oznacza to, że przekazaniu podlegają nie tylko akta osobowe.

Nowy pracodawca nie zakłada nowej dokumentacji pracownika, lecz kontynuuje prowadzenie tej, którą otrzymał od poprzedniego pracodawcy.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy dokumentacja pracownicza obejmuje:

1. akta osobowe pracownika,
2. dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

W praktyce – oprócz samych akt osobowych pracownika – przekazaniu podlegają również m.in.:

• ewidencja czasu pracy,
• wnioski dotyczące urlopu wypoczynkowego,
• karty wypłaconego wynagrodzenia,
• karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Co istotne, dokumentację pracowniczą co do zasady przekazuje się w oryginale.

Czego nie trzeba przekazywać?

Najwięcej wątpliwości budzą dokumenty zbiorcze, takie jak:

• listy płac,
• listy obecności,
• harmonogramy czasu pracy,
• plany urlopów.

Dokumenty te obejmują dane również tych pracowników, którzy nie przechodzą do nowego pracodawcy. Dokumenty te nie stanowią dokumentacji pracowniczej konkretnego pracownika w ścisłym rozumieniu przepisów.

W praktyce oznacza to, że co do zasady nie podlegają przekazaniu nowemu pracodawcy.

Przekazanie całych list płac lub list obecności mogłoby dodatkowo prowadzić do udostępnienia danych osobowych osób, które nie zostały objęte przejściem zakładu pracy.

Dlaczego warto sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy?

Przekazanie dokumentacji warto zawsze potwierdzić protokołem zdawczo-odbiorczym.

W praktyce taki dokument może okazać się kluczowy podczas kontroli PIP, ZUS albo organów podatkowych. Pozwala wykazać, że dokumentacja była prowadzona i została przekazana nowemu pracodawcy.

Najlepiej, aby protokół wskazywał:

• zakres przekazywanej dokumentacji,
• liczbę przekazanych akt,
• informację o przekazaniu oryginałów dokumentów,
• datę i strony przekazania.

Odpowiedzialność obu pracodawców

Warto pamiętać również o art. 23¹ § 2 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy powstałe przed przejściem części zakładu pracy.

W praktyce oznacza to, że współpraca pomiędzy pracodawcami często pozostaje konieczna także po przejściu pracowników.

Podsumowanie

Przy przejściu zakładu pracy samo przekazanie akt osobowych nie wystarczy.

Nowemu pracodawcy należy przekazać całą dokumentację pracowniczą dotyczącą przejmowanych pracowników – zarówno akta osobowe, jak i dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.

Z kolei dokumenty zbiorcze, takie jak listy obecności czy listy płac, co do zasady nie podlegają przekazaniu.

Z perspektywy działu kadr najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje sporządzenie szczegółowego protokołu zdawczo-odbiorczego dokumentacji.

Prawo pracy w przedsiębiorstwie – Bieluk i Partnerzy

Artykuł Akta osobowe to za mało. Co należy przekazać przy przejściu zakładu pracy? pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

miejsce: Centrum Szkoleniowe Warszawska14, ul. Warszawska 14, Białystok (wejście z boku budynku)

Obowiązuje rejestracja. Ze względu na ograniczoną liczbą miejsc, decyduje kolejność zgłoszeń. Link do rejestracji: HR Day, 19 marca 2025 – Bieluk i Partnerzy

PROGRAM
BLOK I Zwolnienia od pracy. Nowe zasady w zasiłku chorobowym

9:00-10:00
Prowadzenie: r.pr. Agnieszka Owsieniuk, r.pr. Paula Bajraszewska

• Nie tylko L4! Kiedy pracodawca musi zwolnić pracownika od pracy?
• Zwolnienie od pracy – kiedy pracownik nie musi pracować?
• Czy pracodawca może odmówić zwolnienia od pracy?
• Kiedy pracownik nie pracuje, a otrzymuje wynagrodzenie?
• Zasady dotyczące utraty prawa do zasiłku chorobowego. Nowe definicje pracy zarobkowej i aktywności niezgodnej z celem zwolnienia od pracy
• Dwa etaty na L4 – co się zmienia?
• Na L4 za granicą. O czym musi pamiętać pracodawca?
• Jak ZUS będzie kontrolował zwolnienia lekarskie?

10:00-10:20 przerwa kawowa

BLOK II ESG. Dyrektywa o jawności wynagrodzeń

10:20-11:20
Prowadzenie: r.pr. Jolanta Adamska, r.pr. Marlena Suchanek

• Raportowanie ESG – co to jest i kogo dotyczy? Dlaczego warto już teraz o tym pomyśleć?
• ESG w prawie pracy. Wyzwania dla HR. 
• Dyrektywa o jawności wynagrodzeń – nowe obowiązki pracodawcy.
• Nie bójmy się luki płacowej.
• Jak dyrektywa o jawności wynagrodzeń wpłynie na pracę działów HR?

11:20-12:00 lunch i networking

BLOK III Wygaśnięcie stosunku pracy: śmierć i tymczasowe aresztowanie

12:00-13:00
Prowadzenie: r.pr. Jolanta Adamska, r.pr. Marlena Suchanek

• Śmierć pracownika i co dalej? Obowiązki pracodawcy po śmierci pracownika.
• Czy można zbierać i przechowywać akt zgonu pracownika?
• Jak ustalić komu przysługują należności ze stosunku pracy po śmierci pracownika?
• Co z dokumentacją pracowniczą po śmierci pracownika?
• Tymczasowe aresztowanie – kiedy wygasa umowa o pracę? Praktyczne wskazówki.
• Jak pracodawca ma się dowiedzieć o tymczasowym aresztowaniu pracownika?
• Czy za czas aresztu naliczamy urlop wypoczynkowy?

13:00-13:20 przerwa kawowa

BLOK IV Nowe zasady prowadzenia kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy

13:20-14:20
Prowadzenie: r.pr. Agnieszka Owsieniuk, r.pr. Paula Bajraszewska

• Koniec z obowiązkiem okazywania upoważnienia inspektora do kontroli
• Rozszerzenie kompetencji inspektorów w zakresie ustalenia istnienia stosunku pracy
• Czy od decyzji Inspektora będzie można się odwołać?
• Konsekwencje zmian dla pracodawców

Obowiązuje rejestracja. Ze względu na ograniczoną liczbą miejsc, decyduje kolejność zgłoszeń. Link do rejestracji: HR Day, 19 marca 2025 – Bieluk i Partnerzy

Artykuł III HR Day. Wydarzenie dla pracodawców, działów kadr i HR pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Prowadzące:

• radczyni prawna Jolanta Adamska, partner w Kancelarii Radców Prawnych Bieluk i Partnerzy, zarządzająca praktyką prawa pracy.
• radczyni prawna, dr Magdalena Kun-Buczko, prawniczka w Kancelarii Radców Prawnych Bieluk i Partnerzy

W programie:

• Jakie obszary podlegają procedurze zgłaszania nieprawidłowości?
• Kto może być sygnalistą?
• Co należy określić w procedurze wewnętrznej?
• Jak i kiedy zaplanować system przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach?
• Co grozi pracodawcom za nieprzestrzeganie ustawy o ochronie sygnalistów?

Zarejestruj się już dziś! Link do rejestracji: Zarejestruj się! – Bieluk i Partnerzy

Artykuł Zaproszenie na webinar „Ochrona sygnalistów” pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.