Co się zmienia?

Nowelizacja przepisów wprowadzona Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracyweszła w życie 17 kwietnia 2026 r. Obecnie trwa okres przejściowy, w którym dopuszczalne jest stosowanie zarówno formy papierowej, jak i elektronicznej. Od 18 października 2026 r. orzeczenia będą co do zasady wydawane w formie elektronicznej. Tylko w przypadkach określonych w przepisach będą wystawiane w postaci papierowej.

Elektroniczne orzeczenia lekarskie będą zapisywane w Systemie Informacji Medycznej (SIM). Pracownik będzie miał do nich dostęp za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP). Na jego żądanie orzeczenie będzie mu wydawane również w postaci wydruku podpisanego własnoręcznie przez lekarza wydającego.

Zmianie ulegnie także zakres informacji zawartych w orzeczeniu lekarskim przekazywanym pracodawcy. Pracodawca nie będzie miał wglądu w zalecenia indywidualne wydane dla pracownika. Orzeczenie przekazywane pracodawcy może natomiast zawierać zalecenia wynikające z warunków pracy w odniesieniu do zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok lub wynikające z decyzji o przeniesieniu na inne stanowisko.

Co zmiana formy orzeczenia oznacza dla pracodawcy?

Zmiana formy wydawania orzeczeń lekarskich nie zmienia obowiązku pracodawcy w zakresie posiadania aktualnego orzeczenia lekarskiego pracownika. Pracodawca nadal nie może dopuścić do pracy osoby, która nie posiada wymaganego, aktualnego orzeczenia.

Elektroniczna forma orzeczeń rodzi jednak pytanie, w jaki sposób pracodawca będzie otrzymywał orzeczenie od jednostki medycyny pracy?

Dotychczas dokument w formie papierowej przekazywano w tradycyjny sposób. Nowe przepisy nie określają natomiast szczegółowo sposobu przekazywania orzeczenia w formie elektronicznej. Wskazują jedynie, że orzeczenie lekarskie jest przekazywane pracodawcy w terminie i w sposób określonych w umowie zawartej z tą podstawową jednostką służby medycyny pracy.

Rekomendacje

Pracodawcy powinni zatem przed 18 października 2026 r. zweryfikować obowiązujące umowy zawarte z jednostkami służby medycyny pracy pod kątem określenia sposobu i terminu przekazywania orzeczeń lekarskich oraz jej zgodności ze zmienionymi przepisami.

 Jeżeli umowa nie reguluje kwestii terminu i sposobu przekazywania orzeczeń, należy ją odpowiednio uzupełnić z uwzględnieniem potrzeb i możliwości pracodawcy oraz jednostki służby medycyny pracy. Ustalony sposób przekazywania orzeczeń powinien przy tym zapewniać właściwą ochronę danych osobowych pracowników.

Zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentacji w związku z wprowadzeniem obowiązkowej elektronicznej formy orzeczeń z zakresu medycyny pracy leży w interesie pracodawców.

Więcej na temat dokumentacji w zakładzie pracy.

Obsługę prawną pracodawców zapewnia Kancelaria Radców Prawnych Bieluk i Partnerzy

Artykuł Elektroniczne orzeczenia medycyny pracy od 18 października 2026 r. Jak pracodawca ma je odbierać? pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

To pytanie padło w trakcie jednej z konsultacji, którą prowadziłam niedawno z pracodawcą. Sprawa wydawała się pozornie prosta. Pracownik długo nieobecny, firma potrzebuje obsadzić jego stanowisko, a trzy miesiące niezdolności do pracy właśnie minęły. W takich sytuacjach łatwo jednak skupić się na niewłaściwej dacie.

Odpowiedź na to pytanie zależy przede wszystkim od tego, jak długo pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy w dniu, w którym powstała jego niezdolność do pracy.

Krótki staż pracy – krótszy okres ochronny

Art. 53 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy daje pracodawcy prawo do rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, gdy choroba pracownika trwa:

a) dłużej niż 3 miesiące – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 6 miesięcy,

b)  dłużej niż okres pobierania wynagrodzenia, zasiłku i świadczenia rehabilitacyjnego przez pierwsze 3 miesiące – jeśli był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy (albo choroba wynika z wypadku przy pracy lub choroby zawodowej).

Zatem dla pracowników zatrudnionych u danego pracodawcy krócej niż 6 miesięcy zastosowanie znajduje art. 53 § 1 pkt 1 lit. a Kodeksu pracy. Przepis pozwala na rozwiązanie umowy, jeżeli niezdolność do pracy wskutek choroby trwa dłużej niż 3 miesiące.

Kluczowe jest zatem ustalenie, czy pracownik był zatrudniony krócej, czy co najmniej 6 miesięcy – ale według stanu z dnia powstania niezdolności do pracy.

Staż liczymy na dzień zachorowania

Nie chodzi więc o to, jak długo pracownik pozostaje formalnie w zatrudnieniu w momencie, gdy pracodawca chce rozwiązać umowę.

Jeżeli pracownik zachorował po czterech miesiącach zatrudnienia, pozostaje objęty reżimem właściwym dla pracownika zatrudnionego krócej niż 6 miesięcy. Późniejszy okres niezdolności do pracy nie powoduje uzupełnienia stażu do 6 miesięcy i przejścia do dłuższego okresu ochronnego.

Potwierdził to Sąd Najwyższy w wyroku z 21 lipca 1999 r., I PKN 161/99, wskazując, że nie jest możliwe doliczenie do 6 miesięcznego okresu zatrudnienia okresu niezdolności do pracy z tytułu choroby.

Oznacza to, że dla zastosowania art. 53 § 1 pkt 1 lit. a Kodeksu pracy istotny jest staż zakładowy istniejący przed rozpoczęciem niezdolności do pracy, a nie staż, który upływa w trakcie choroby.

Przykład

Pan Michał rozpoczął pracę 1 marca. Początkowo został zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny, a następnie na czas określony. 1 lipca stał się niezdolny do pracy i od tego dnia nieprzerwanie przebywa na zwolnieniu lekarskim.

W dniu powstania niezdolności do pracy Pan Michał był zatrudniony u pracodawcy przez 4 miesiące. Oznacza to, że jego sytuację należy oceniać na podstawie art. 53 § 1 pkt 1 lit. a Kodeksu pracy.

Jeżeli niezdolność do pracy będzie trwała dłużej niż 3 miesiące, pracodawca będzie mógł rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia na podstawie tego przepisu.

Co istotne, nawet jeżeli niezdolność do pracy będzie trwała znacznie dłużej, nie spowoduje to przejścia pracownika do reżimu określonego w art. 53 § 1 pkt 1 lit. b Kodeksu pracy. Późniejszy okres choroby nie zwiększa bowiem stażu, który jest brany pod uwagę przy ustalaniu właściwego okresu ochronnego.

„Dłużej niż 3 miesiące” – czyli kiedy dokładnie?

W przypadku pracownika zatrudnionego krócej niż 6 miesięcy nie wystarczy samo upływanie trzech miesięcy niezdolności do pracy. Przepis wymaga, aby niezdolność trwała dłużej niż 3 miesiące.

Jeżeli zatem niezdolność do pracy rozpoczęła się 1 lipca, trzy miesiące upływają 1 października. Możliwość rozwiązania umowy na podstawie art. 53 § 1 pkt 1 lit. a Kodeksu pracy powstaje dopiero po przekroczeniu tego okresu, czyli od 2 października – oczywiście pod warunkiem, że pracownik nadal pozostaje niezdolny do pracy.

Przy ustalaniu konkretnej daty trzeba każdorazowo prawidłowo obliczyć termin, uwzględniając dzień rozpoczęcia niezdolności do pracy.

Na co jeszcze zwrócić uwagę?

Przed podjęciem decyzji o rozwiązaniu umowy warto dokładnie przeanalizować przebieg zatrudnienia i okresów niezdolności do pracy. Znaczenie mogą mieć m.in. wcześniejsze okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, przerwy pomiędzy zwolnieniami, wypadek przy pracy czy choroba zawodowa.

Istotne jest również prawidłowe ustalenie, jaki okres zatrudnienia pracownik miał w dniu powstania niezdolności do pracy. W przypadku pracownika zatrudnionego krócej niż 6 miesięcy długotrwała choroba może zatem prowadzić do zastosowania krótszego, trzymiesięcznego okresu ochronnego. Sam fakt, że w trakcie niezdolności do pracy upływają kolejne miesiące zatrudnienia, nie powoduje jednak automatycznego przejścia na zasady właściwe dla pracowników zatrudnionych co najmniej 6 miesięcy.

Więcej na temat wypowiedzenia

Obsługę prawną pracodawców zapewnia Kancelaria Radców Prawnych Bieluk i Partnerzy

Artykuł Pracownik z krótkim stażem na długotrwałym zwolnieniu lekarskim. Kiedy można rozwiązać umowę? pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Kodeks pracy reguluje zasady odpowiedzialności pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych.

Jeżeli pracownik wyrządził szkodę z winy nieumyślnej, jego odpowiedzialność jest ograniczona. Zgodnie z art. 119 Kodeksu pracy odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody. Nie może ono jednak przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Lekkomyślność i niedbalstwo

Wina nieumyślna pracownika występuje wówczas, gdy ma on możliwość przewidywania, że jego bezprawne zachowanie może wyrządzić szkodę, lecz bezpodstawnie przypuszcza, że szkoda nie nastąpi (lekkomyślność), albo gdy nie przewiduje możliwości powstania szkody, choć w okolicznościach sprawy mógł i powinien był ją przewidzieć (niedbalstwo).

Szkoda wyrządzona umyślnie

Inaczej przedstawia się sytuacja, gdy pracownik umyślnie wyrządził szkodę pracodawcy. W takim przypadku ograniczenie odpowiedzialności do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia nie znajduje zastosowania. Zgodnie z art. 122 Kodeksu pracy pracownik jest obowiązany do naprawienia szkody w pełnej wysokości.

Wina umyślna występuje zarówno wtedy, gdy pracownik chce wyrządzić szkodę w mieniu pracodawcy i celowo do tego zmierza (zamiar bezpośredni), jak i wtedy, gdy ma świadomość szkodliwych skutków swojego działania, przewiduje ich nastąpienie i godzi się na nie, choć bezpośrednio do wyrządzenia szkody nie zmierza (zamiar ewentualny).

Co dokładnie obejmuje odpowiedzialność pracownika w przypadku umyślnego wyrządzenia szkody? Czy pracodawca może domagać się wyłącznie naprawienia rzeczywistego uszczerbku w swoim majątku? Czy może dochodzić również rekompensaty za korzyści, których nie uzyskał wskutek działania pracownika?

Szkoda rzeczywista – czym jest?

Szkoda rzeczywista oznacza faktyczny uszczerbek w majątku pracodawcy. Może ona polegać w szczególności na:

• zniszczeniu, uszkodzeniu lub utracie składnika majątkowego albo
• na konieczności poniesienia wydatków związanych z usunięciem skutków zdarzenia powodującego szkodę.

Przykładowo, pracownik umyślnie zniszczył maszynę wykorzystywaną przez pracodawcę, której nie można naprawić. Koszt zakupu nowej maszyny wynosi 5.000 zł. Kwota ta – przy uwzględnieniu okoliczności konkretnego przypadku – może stanowić szkodę rzeczywistą.

Utracone korzyści – czym są?

Oprócz rzeczywistego uszczerbku majątkowego szkoda może obejmować również utracone korzyści. Są to korzyści, których pracodawca nie uzyskał wskutek działania pracownika, choć przy założeniu, że do zdarzenia powodującego szkodę nie doszłoby, mógłby je osiągnąć.

Przykładowo, w wyniku umyślnego zniszczenia maszyny pracodawca nie mógł zrealizować konkretnego zamówienia. W określonych okolicznościach możliwe jest dochodzenie nie tylko kosztów związanych z odtworzeniem uszkodzonego lub zniszczonego mienia. Możliwe jest dochodzenie zysku, który pracodawca utracił wskutek niewykonania tej umowy.

W przypadku dochodzenia utraconych korzyści nie wystarczy jednak samo wskazanie, że określony dochód mógł zostać osiągnięty. Konieczne jest wykazanie odpowiednio wysokiego stopnia prawdopodobieństwa, że gdyby nie doszło do zdarzenia powodującego szkodę, korzyść rzeczywiście zostałaby osiągnięta.

Ocena ta powinna uwzględniać całokształt okoliczności konkretnej sprawy, w tym zasady doświadczenia życiowego oraz typowy bieg zdarzeń. Innymi słowy, utracona korzyść nie może mieć charakteru wyłącznie hipotetycznego. Koniecznie trzeba wykazać, że jej uzyskanie było realne i wysoce prawdopodobne.

Zobrazujmy powyższe na przykładzie. Pracodawca wytwarza towary na zapas, ale nie na podstawie konkretnych zamówień klientów. W przypadku uszkodzenia lub zniszczenia maszyny nie można automatycznie przyjąć, że wysokość szkody odpowiada wartości wszystkich towarów, których pracodawca nie mógł wytworzyć. Samo wykonanie towaru nie oznacza, że zostałby on następnie sprzedany. Tym samym, nie wiadomo czy pracodawca rzeczywiście uzyskałby zakładany zysk.

Pracownik odpowiada za pełną szkodę

W przypadku umyślnego wyrządzenia szkody odpowiedzialność pracownika nie jest ograniczona do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia. Pracownik odpowiada za szkodę w pełnej wysokości.

Oznacza to, że zakres odpowiedzialności może obejmować zarówno szkodę rzeczywistą, jak i utracone korzyści, o ile zostaną spełnione przesłanki ich dochodzenia. Takie stanowisko znajduje potwierdzenie w utrwalonym orzecznictwie.

Należy jednak pamiętać, że wina pracownika stanowi tylko jedną z przesłanek jego odpowiedzialności. Dla przypisania pracownikowi odpowiedzialności pracodawca musi wykazać powstanie szkody, jej wysokości oraz istnienie związku przyczynowego pomiędzy zachowaniem pracownika a powstałą szkodą.

Prawa i obowiązki pracodawcy – Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy

Prawa i obowiązki pracownika – Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy

Kompleksową obsługę prawną pracodawców zapewnia Kancelaria Radców Prawnych Bieluk i Partnerzy

Artykuł Umyślne wyrządzenie szkody przez pracownika. Jaki jest zakres jego odpowiedzialności? pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.