Do najczęściej stosowanych należą tzw. zwolnienia okolicznościowe. Reguluje je rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1632). Przysługują one w związku ze szczególnymi wydarzeniami rodzinnymi, takimi jak ślub, narodziny dziecka czy pogrzeb osoby bliskiej.

Kiedy przysługuje zwolnienie okolicznościowe?

Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika na 2 dni w razie:

• ślubu pracownika,
• urodzenia się jego dziecka albo
• zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.

Z kolei 1 dzień zwolnienia przysługuje w razie:

• ślubu dziecka pracownika albo
• zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Są to uprawnienia związane z konkretną, szczególną okolicznością życiową, dlatego pracownik korzysta z nich na swój wniosek. Co istotne, zwolnienie obejmuje cały dzień pracy, niezależnie od tego, ile godzin pracownik miał tego dnia zaplanowane w grafiku.

Wynagrodzenie za czas zwolnienia

Za czas zwolnienia okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak, że wynagrodzenie zawsze będzie identyczne jak za dzień przepracowany. Oblicza się je bowiem według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop.

Urodzenie dziecka a matka

Co istotne, wniosek o zwolnienie powinien pozostawać w związku czasowym i przyczynowym z wydarzeniem, które uzasadnia jego udzielenie. W praktyce oznacza to, że zwolnienia nie wykorzystuje się „na zapas” ani w dowolnym, odległym terminie.

Ma to szczególne znaczenie w przypadku urodzenia dziecka. Często pojawia się pytanie, czy ze zwolnienia z tego tytułu może skorzystać matka dziecka. W praktyce odpowiedź najczęściej brzmi „nie”. Zwolnienie od pracy może zostać bowiem wykorzystane wyłącznie w dni, które są dniami pracy pracownika. Oznacza to, że pracownica, która urodziła dziecko, nie będzie mogła skorzystać z opisywanego zwolnienia, ponieważ najpóźniej w dniu porodu rozpocznie urlop macierzyński.

Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 7 marca 2012 r., pracownicy po zakończeniu urlopu macierzyńskiego nie przysługuje prawo do takiego zwolnienia. Pracodawca może oczywiście udzielić pracownicy wówczas takiego zwolnienia, jednak ze względu na brak związku czasowego z urodzeniem dziecka nie będzie miał takiego obowiązku.

Dokumentowanie uprawnienia

W praktyce pracodawcy często żądają potwierdzenia okoliczności uzasadniających zwolnienie. Co do zasady wystarczające jest oświadczenie pracownika, a dokumenty są żądane wtedy, gdy pojawiają się uzasadnione wątpliwości. To podejście jest ważne z perspektywy ochrony danych osobowych i zasady minimalizacji. Nie każdy przypadek da się udowodnić odpisem aktu stanu cywilnego. W niektórych sytuacjach pracownik może po prostu nie dysponować takim dokumentem. W praktyce szczególna ostrożność i empatia są po stronie pracodawcy szczególnie wskazane.

Artykuł Zwolnienia od pracy – kiedy pracodawca musi zwolnić pracownika? pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Sprawa o zasadność zgłoszenia pracownicy do ubezpieczeń społecznych

W jednej ze spraw prowadzonych przez Kancelarię Bieluk i Partnerzy ZUS wszczął z urzędu postępowanie wyjaśniające w zakresie zasadności zgłoszenia pracownicy do ubezpieczeń społecznych. Wezwał pracodawcę do złożenia szczegółowych wyjaśnień oraz przedstawienia dokumentów potwierdzających faktyczne wykonywanie pracy.

W imieniu spółki Kancelaria przygotowała kompleksową odpowiedź na wezwanie ZUS. Przedstawiono argumentację oraz materiał dowodowy potwierdzający realny charakter zatrudnienia oraz faktyczne potrzeby pracodawcy.

Przedłożona dokumentacja obejmowała m.in.:

• umowę o pracę i dokumentację kadrową,
• dokumenty rekrutacyjne oraz korespondencję mailową,
• zakres obowiązków,
• dokumentację medyczną dopuszczającą do pracy,
• potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia,
• dokumenty dotyczące wdrożenia i szkoleń pracownika.

Decyzja ZUS

W rezultacie przeprowadzonego postępowania ZUS uznał przedstawione wyjaśnienia za wystarczające i wydał decyzję o umorzeniu postępowania. Oznacza to potwierdzenie prawidłowości zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń oraz brak podstaw do kwestionowania zatrudnienia. Przedstawiona argumentacja wykazała, że zatrudnienie miało charakter rzeczywisty, było uzasadnione potrzebami pracodawcy, a pracownica faktycznie wykonywała powierzone obowiązki.

Wskazówki dla pracodawców

Sprawa ta pokazuje, jak istotne jest odpowiednie przygotowanie dokumentacji oraz właściwa reakcja na działania organu. Nawet w sytuacjach, które z perspektywy organu mogą budzić wątpliwości, możliwe jest skuteczne wykazanie legalności zatrudnienia.

W przypadku otrzymania wezwania z ZUS warto podejść do sprawy rzeczowo. Nie oznacza to jeszcze negatywnej oceny sprawy. Warto więc  podjąć działania już na etapie postępowania wyjaśniającego i odpowiednio przygotować odpowiedź, co może przesądzić o pozytywnym zakończeniu sprawy.

Artykuł ZUS weryfikuje zwolnienia lekarskie po krótkim okresie zatrudnienia – skuteczna obrona pracodawcy pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Jak właściwie dokonywać corocznego przeglądu zgromadzonych danych w ramach ZFŚS? Polecamy lekturę kompleksowego poradnika, który szczegółowo analizuje proces retencji danych w funduszu.

Czytaj pełny artykuł: Przegląd danych w ZFŚS: Jak realizować obowiązek retencji i minimalizacji danych? – Bieluk i Partnerzy

Artykuł ZFŚS a RODO: roczny przegląd danych pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.