Problem pojawia się szczególnie przy przejściu części zakładu pracy – np. przy podziale spółek, gdy dochodzi do przeniesienia części majątku spółki dzielonej na nowo zawiązaną spółkę (podział przez wydzielenie).

Akta osobowe to tylko część dokumentacji

Kluczowe znaczenie ma § 7 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z tym przepisem dotychczasowy pracodawca przekazuje nowemu pracodawcy dokumentację pracowniczą.

Oznacza to, że przekazaniu podlegają nie tylko akta osobowe.

Nowy pracodawca nie zakłada nowej dokumentacji pracownika, lecz kontynuuje prowadzenie tej, którą otrzymał od poprzedniego pracodawcy.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy dokumentacja pracownicza obejmuje:

1. akta osobowe pracownika,
2. dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

W praktyce – oprócz samych akt osobowych pracownika – przekazaniu podlegają również m.in.:

• ewidencja czasu pracy,
• wnioski dotyczące urlopu wypoczynkowego,
• karty wypłaconego wynagrodzenia,
• karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Co istotne, dokumentację pracowniczą co do zasady przekazuje się w oryginale.

Czego nie trzeba przekazywać?

Najwięcej wątpliwości budzą dokumenty zbiorcze, takie jak:

• listy płac,
• listy obecności,
• harmonogramy czasu pracy,
• plany urlopów.

Dokumenty te obejmują dane również tych pracowników, którzy nie przechodzą do nowego pracodawcy. Dokumenty te nie stanowią dokumentacji pracowniczej konkretnego pracownika w ścisłym rozumieniu przepisów.

W praktyce oznacza to, że co do zasady nie podlegają przekazaniu nowemu pracodawcy.

Przekazanie całych list płac lub list obecności mogłoby dodatkowo prowadzić do udostępnienia danych osobowych osób, które nie zostały objęte przejściem zakładu pracy.

Dlaczego warto sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy?

Przekazanie dokumentacji warto zawsze potwierdzić protokołem zdawczo-odbiorczym.

W praktyce taki dokument może okazać się kluczowy podczas kontroli PIP, ZUS albo organów podatkowych. Pozwala wykazać, że dokumentacja była prowadzona i została przekazana nowemu pracodawcy.

Najlepiej, aby protokół wskazywał:

• zakres przekazywanej dokumentacji,
• liczbę przekazanych akt,
• informację o przekazaniu oryginałów dokumentów,
• datę i strony przekazania.

Odpowiedzialność obu pracodawców

Warto pamiętać również o art. 23¹ § 2 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy powstałe przed przejściem części zakładu pracy.

W praktyce oznacza to, że współpraca pomiędzy pracodawcami często pozostaje konieczna także po przejściu pracowników.

Podsumowanie

Przy przejściu zakładu pracy samo przekazanie akt osobowych nie wystarczy.

Nowemu pracodawcy należy przekazać całą dokumentację pracowniczą dotyczącą przejmowanych pracowników – zarówno akta osobowe, jak i dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.

Z kolei dokumenty zbiorcze, takie jak listy obecności czy listy płac, co do zasady nie podlegają przekazaniu.

Z perspektywy działu kadr najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje sporządzenie szczegółowego protokołu zdawczo-odbiorczego dokumentacji.

Prawo pracy w przedsiębiorstwie – Bieluk i Partnerzy

Artykuł Akta osobowe to za mało. Co należy przekazać przy przejściu zakładu pracy? pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Sprawa o zasadność zgłoszenia pracownicy do ubezpieczeń społecznych

W jednej ze spraw prowadzonych przez Kancelarię Bieluk i Partnerzy ZUS wszczął z urzędu postępowanie wyjaśniające w zakresie zasadności zgłoszenia pracownicy do ubezpieczeń społecznych. Wezwał pracodawcę do złożenia szczegółowych wyjaśnień oraz przedstawienia dokumentów potwierdzających faktyczne wykonywanie pracy.

W imieniu spółki Kancelaria przygotowała kompleksową odpowiedź na wezwanie ZUS. Przedstawiono argumentację oraz materiał dowodowy potwierdzający realny charakter zatrudnienia oraz faktyczne potrzeby pracodawcy.

Przedłożona dokumentacja obejmowała m.in.:

• umowę o pracę i dokumentację kadrową,
• dokumenty rekrutacyjne oraz korespondencję mailową,
• zakres obowiązków,
• dokumentację medyczną dopuszczającą do pracy,
• potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia,
• dokumenty dotyczące wdrożenia i szkoleń pracownika.

Decyzja ZUS

W rezultacie przeprowadzonego postępowania ZUS uznał przedstawione wyjaśnienia za wystarczające i wydał decyzję o umorzeniu postępowania. Oznacza to potwierdzenie prawidłowości zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń oraz brak podstaw do kwestionowania zatrudnienia. Przedstawiona argumentacja wykazała, że zatrudnienie miało charakter rzeczywisty, było uzasadnione potrzebami pracodawcy, a pracownica faktycznie wykonywała powierzone obowiązki.

Wskazówki dla pracodawców

Sprawa ta pokazuje, jak istotne jest odpowiednie przygotowanie dokumentacji oraz właściwa reakcja na działania organu. Nawet w sytuacjach, które z perspektywy organu mogą budzić wątpliwości, możliwe jest skuteczne wykazanie legalności zatrudnienia.

W przypadku otrzymania wezwania z ZUS warto podejść do sprawy rzeczowo. Nie oznacza to jeszcze negatywnej oceny sprawy. Warto więc  podjąć działania już na etapie postępowania wyjaśniającego i odpowiednio przygotować odpowiedź, co może przesądzić o pozytywnym zakończeniu sprawy.

Artykuł ZUS weryfikuje zwolnienia lekarskie po krótkim okresie zatrudnienia – skuteczna obrona pracodawcy pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

O czym pamiętać przy przygotowaniu wypowiedzenia?

1. Pisemna forma
   Oświadczenie należy sporządzić na piśmie. Należy przygotować dwa egzemplarze – jeden dla pracownika, a drugi do akt osobowych (z podpisem pracownika potwierdzającym odbiór).
   
2. Prawidłowa reprezentacja
   Dokument powinna podpisać osoba uprawniona zgodnie z zasadami reprezentacji lub przez osobę posiadającą pisemne pełnomocnictwo.
   
3. Wskazanie przyczyny rozwiązania umowy
   Oświadczenie powinno zawierać konkretną, rzeczywistą i uzasadnioną przyczynę rozwiązania umowy – niezależnie od tego, czy umowa była zawarta na czas określony czy nieokreślony.

Warto pamiętać, że przepisy wskazują również, jakie okoliczności nie mogą stanowić podstawy rozwiązania umowy. Należą do nich m.in.:

• skorzystanie przez pracownika z uprawnień wynikających z przepisów prawa pracy, w tym z zasady równego traktowania (art. 18^3e §1 k.p.)
• jednoczesne pozostawanie w stosunku pracy u innego pracodawcy lub w innym stosunku prawnym – o ile nie narusza to przepisów lub umowy o zakazie konkurencji (art. 101¹ §1 oraz art. 29⁴ §1 k.p.).

4. Pouczenie o odwołaniu
   Pracodawca powinien poinformować pracownika o prawie odwołania się do sądu pracy w terminie 21 dni.

Jak powinno przebiegać spotkanie?

Dobrze byłoby wręczyć oświadczenie podczas bezpośredniego spotkania z pracownikiem. Warto jasno przedstawić decyzję oraz jej przyczyny. Pracownik powinien zostać poproszony o podpisanie potwierdzenia odbioru dokumentu.

Choć przepisy tego nie wymagają, rekomendowana jest obecność świadka (np. pracownika HR lub przełożonego). To może mieć znaczenie dowodowe w razie ewentualnego sporu.

W przypadku odmowy podpisania dokumentu przez pracownika należy sporządzić odrębną notatkę wskazującą, że pracownik zapoznał się lub odmówił zapoznania się z treścią pisma oraz odmówił złożenia podpisu. Warto odnotować obecność świadka. Notatka powinny podpisać osoby uczestniczące w spotkaniu. Odmowa podpisu nie wpływa na skuteczność wypowiedzenia – podpis potwierdza jedynie fakt odbioru dokumentu.

Podczas spotkania warto również przekazać pracownikowi informacje dotyczące długości okresu wypowiedzenia, ostatniego dnia pracy, ewentualnego zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy, kwestii urlopowych oraz o prawie odwołania do sądu. Należy także ustalić zasady zwrotu sprzętu służbowego i przekazania obowiązków.

Prawidłowe rozwiązanie umowy o pracę wymaga nie tylko znajomości przepisów, ale również odpowiedniego przygotowania organizacyjnego i komunikacyjnego. Kluczowe znaczenie mają: zachowanie formy pisemnej, właściwe wskazanie przyczyny, dochowanie obowiązków informacyjnych oraz profesjonalne przeprowadzenie spotkania. Dbałość o te elementy pozwala ograniczyć ryzyko sporów i zapewnia zgodność działania pracodawcy z przepisami prawa pracy.

Artykuł Rozwiązanie umowy o pracę – poradnik dobrych praktyk dla pracodawców pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.