Problem pojawia się szczególnie przy przejściu części zakładu pracy – np. przy podziale spółek, gdy dochodzi do przeniesienia części majątku spółki dzielonej na nowo zawiązaną spółkę (podział przez wydzielenie).

Akta osobowe to tylko część dokumentacji

Kluczowe znaczenie ma § 7 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z tym przepisem dotychczasowy pracodawca przekazuje nowemu pracodawcy dokumentację pracowniczą.

Oznacza to, że przekazaniu podlegają nie tylko akta osobowe.

Nowy pracodawca nie zakłada nowej dokumentacji pracownika, lecz kontynuuje prowadzenie tej, którą otrzymał od poprzedniego pracodawcy.

Co obejmuje dokumentacja pracownicza?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy dokumentacja pracownicza obejmuje:

1. akta osobowe pracownika,
2. dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

W praktyce – oprócz samych akt osobowych pracownika – przekazaniu podlegają również m.in.:

• ewidencja czasu pracy,
• wnioski dotyczące urlopu wypoczynkowego,
• karty wypłaconego wynagrodzenia,
• karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Co istotne, dokumentację pracowniczą co do zasady przekazuje się w oryginale.

Czego nie trzeba przekazywać?

Najwięcej wątpliwości budzą dokumenty zbiorcze, takie jak:

• listy płac,
• listy obecności,
• harmonogramy czasu pracy,
• plany urlopów.

Dokumenty te obejmują dane również tych pracowników, którzy nie przechodzą do nowego pracodawcy. Dokumenty te nie stanowią dokumentacji pracowniczej konkretnego pracownika w ścisłym rozumieniu przepisów.

W praktyce oznacza to, że co do zasady nie podlegają przekazaniu nowemu pracodawcy.

Przekazanie całych list płac lub list obecności mogłoby dodatkowo prowadzić do udostępnienia danych osobowych osób, które nie zostały objęte przejściem zakładu pracy.

Dlaczego warto sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy?

Przekazanie dokumentacji warto zawsze potwierdzić protokołem zdawczo-odbiorczym.

W praktyce taki dokument może okazać się kluczowy podczas kontroli PIP, ZUS albo organów podatkowych. Pozwala wykazać, że dokumentacja była prowadzona i została przekazana nowemu pracodawcy.

Najlepiej, aby protokół wskazywał:

• zakres przekazywanej dokumentacji,
• liczbę przekazanych akt,
• informację o przekazaniu oryginałów dokumentów,
• datę i strony przekazania.

Odpowiedzialność obu pracodawców

Warto pamiętać również o art. 23¹ § 2 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy powstałe przed przejściem części zakładu pracy.

W praktyce oznacza to, że współpraca pomiędzy pracodawcami często pozostaje konieczna także po przejściu pracowników.

Podsumowanie

Przy przejściu zakładu pracy samo przekazanie akt osobowych nie wystarczy.

Nowemu pracodawcy należy przekazać całą dokumentację pracowniczą dotyczącą przejmowanych pracowników – zarówno akta osobowe, jak i dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.

Z kolei dokumenty zbiorcze, takie jak listy obecności czy listy płac, co do zasady nie podlegają przekazaniu.

Z perspektywy działu kadr najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje sporządzenie szczegółowego protokołu zdawczo-odbiorczego dokumentacji.

Prawo pracy w przedsiębiorstwie – Bieluk i Partnerzy

Artykuł Akta osobowe to za mało. Co należy przekazać przy przejściu zakładu pracy? pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Forma wypowiedzenia umowy o pracę

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy wypowiedzenie umowy o pracę powinno zostać złożone w formie pisemnej. Tradycyjnie oznacza to, że zarówno pracodawca, jak i pracownik, składają oświadczenie w formie papierowej. Jednakże, gdy komunikacja elektroniczna jest powszechnie stosowana w relacjach pracowniczych, a pracownik regularnie korzysta ze służbowej poczty e-mail, możliwe jest dokonanie wypowiedzenia umowy o pracę za pośrednictwem e-maila. Co ważne, aby dokument był skuteczny, pracodawca musi go podpisać elektronicznym podpisem kwalifikowanym, .

Stanowisko Sądu Najwyższego

Powyższe potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2024 r.[1]. Sąd Najwyższy stwierdził, że rozwiązanie stosunku pracy przez wysłanie oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę lub rozwiązaniu jej w trybie natychmiastowym – w postaci elektronicznej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, nie narusza art. 30 § 3 k.p. w związku z art. 78¹ § 1 k.c. . Dotyczy to jednak wyłącznie pracowników, którzy na co dzień posługują się w relacjach pracowniczych (i biznesowych) komunikacją elektroniczną, korzystając ze służbowego sprzętu komputerowego.

Sąd podkreślił, że w stosunku do pozostałych pracowników, z uwagi na ochronną rolę prawa pracy, należy stosować papierową formę pisemnej.

Procedura wysyłania wypowiedzenia

Aby proces zwolnienia za pomocą e-maila był przejrzysty i nie budził wątpliwości, warto przestrzegać kilku zasad. Pomocne jest wykorzystanie wideokonferencji jako formy komunikacji na odległość, która umożliwi rozmowę z pracownikiem w czasie rzeczywistym. Podczas wideokonferencji pracodawca powinien omówić przyczyny zwolnienia i odczytać pracownikowi treść wypowiedzenia oraz przedstawić jego szczegóły.

W trakcie wideokonferencji, pracodawca wysyła pracownikowi e-mail z załączonym wypowiedzeniem umowy o pracę, podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Opatrzenie dokumentu elektronicznego takim podpisem jest równoznaczne z zachowaniem formy pisemnej. Brak otwarcia e-maila przez pracownika nie ma wpływu na skuteczność dokonanego wypowiedzenia. Oświadczenie uznaje się bowiem za doręczone, z chwilą wprowadzenia wiadomości do systemu komunikacji elektronicznej. Nie istotne jest czy pracownik zapoznał się z jego treścią. Wystarczy, że z chwilą wpływu wiadomości na serwer odbiorczy, miał możliwość zapoznania się z dokumentem.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Wręczenie wypowiedzenia umowy o pracę w postaci elektronicznej jest możliwe również wtedy, gdy pracodawca prowadził dotychczas akta osobowe pracownika wyłącznie w formie papierowej.

Pracodawca wybiera, w jakiej formie prowadzi dokumentację pracowniczą. Jeżeli akta osobowe pracownika są prowadzone w formie papierowej, a wypowiedzenie umowy o pracę następuje w formie elektronicznej, to pracodawca powinien wydrukować taki dokument i dołączyć do pozostałej dokumentacji pracownika. Wydruk dokumentu elektronicznego należy opatrzyć podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z oryginałem.

Nie należy jednak usuwać dokumentu w pierwotnej postaci, tj. w postaci elektronicznej. Brak oryginalnej – elektronicznej wersji dokumentu może okazać się dla pracodawcy niekorzystne pod kątem dowodowym podczas ewentualnego procesu sądowego. Dostosowanie postaci pojedynczego dokumentu do reszty dokumentacji pracowniczej nie powoduje zmiany formy dokonanej czynności prawnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Jeżeli zatem pracodawca wręcza dokument w formie elektronicznej opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to tylko przechowywanie dokumentu w tej formie zapewnia pracodawcy możliwość wykazania przed sądem, że wręczone oświadczenie woli jest zgodne z prawem pod kątem formalnym.

[1] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2024 r., sygn. akt: II PSKP 86/22, LEX nr 3703650.

Artykuł Zwolnienie pracownika drogą mailową a prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Co to oznacza?

Pracodawcy uzyskali możliwość prowadzenia prewencyjnej kontroli trzeźwości z dniem 21 lutego 2023 r. Jeżeli pracodawca zdążył już przeprowadzić kontrolę, która wykazała spożycie przez pracownika alkoholu, to jest w posiadaniu związanych z tym dokumentów, które miał obowiązek gromadzić i przechowywać dotąd w części „B” akt osobowych pracownika.

Od dnia 21 marca 2023 r. pracodawca ma określony przepisami czas na przeniesienie tych dokumentów do nowo utworzonej części „E”.

Nowe przepisy milczą jednak na temat tego, czy część „E” akt osobowych należy utworzyć dla wszystkich pracowników, również tych, których stosunek pracy istniał przed dniem wejścia w życie nowelizacji, czy też jedynie dla tych, których pracodawca zatrudni po dniu 20 marca 2023 r.

Brak jest jednocześnie przepisów przejściowych, które różnicowałyby sytuację pracowników w zależności od tego kiedy stosunek pracy został nawiązany.

W związku z tym bezpiecznym rozwiązaniem będzie uzupełnienie akt osobowych wszystkich pracowników o nową część „E”.

Powyższe potwierdza § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w brzmieniu po 21 marca 2023 r., który stanowi, że „Akta osobowe pracownika składają się z 5 części”. Oznacza to, że kompletne akta pracownika od dnia 21 marca br. powinny składać się z części: „A”, „B”, „C”, „D”, ale również i „E”.

Artykuł W jaki sposób pracodawcy powinni prowadzić nową część „E” akt osobowych? pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.