Forma wypowiedzenia umowy o pracę

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy wypowiedzenie umowy o pracę powinno zostać złożone w formie pisemnej. Tradycyjnie oznacza to, że zarówno pracodawca, jak i pracownik, składają oświadczenie w formie papierowej. Jednakże, gdy komunikacja elektroniczna jest powszechnie stosowana w relacjach pracowniczych, a pracownik regularnie korzysta ze służbowej poczty e-mail, możliwe jest dokonanie wypowiedzenia umowy o pracę za pośrednictwem e-maila. Co ważne, aby dokument był skuteczny, pracodawca musi go podpisać elektronicznym podpisem kwalifikowanym, .

Stanowisko Sądu Najwyższego

Powyższe potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2024 r.[1]. Sąd Najwyższy stwierdził, że rozwiązanie stosunku pracy przez wysłanie oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę lub rozwiązaniu jej w trybie natychmiastowym – w postaci elektronicznej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, nie narusza art. 30 § 3 k.p. w związku z art. 78¹ § 1 k.c. . Dotyczy to jednak wyłącznie pracowników, którzy na co dzień posługują się w relacjach pracowniczych (i biznesowych) komunikacją elektroniczną, korzystając ze służbowego sprzętu komputerowego.

Sąd podkreślił, że w stosunku do pozostałych pracowników, z uwagi na ochronną rolę prawa pracy, należy stosować papierową formę pisemnej.

Procedura wysyłania wypowiedzenia

Aby proces zwolnienia za pomocą e-maila był przejrzysty i nie budził wątpliwości, warto przestrzegać kilku zasad. Pomocne jest wykorzystanie wideokonferencji jako formy komunikacji na odległość, która umożliwi rozmowę z pracownikiem w czasie rzeczywistym. Podczas wideokonferencji pracodawca powinien omówić przyczyny zwolnienia i odczytać pracownikowi treść wypowiedzenia oraz przedstawić jego szczegóły.

W trakcie wideokonferencji, pracodawca wysyła pracownikowi e-mail z załączonym wypowiedzeniem umowy o pracę, podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Opatrzenie dokumentu elektronicznego takim podpisem jest równoznaczne z zachowaniem formy pisemnej. Brak otwarcia e-maila przez pracownika nie ma wpływu na skuteczność dokonanego wypowiedzenia. Oświadczenie uznaje się bowiem za doręczone, z chwilą wprowadzenia wiadomości do systemu komunikacji elektronicznej. Nie istotne jest czy pracownik zapoznał się z jego treścią. Wystarczy, że z chwilą wpływu wiadomości na serwer odbiorczy, miał możliwość zapoznania się z dokumentem.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Wręczenie wypowiedzenia umowy o pracę w postaci elektronicznej jest możliwe również wtedy, gdy pracodawca prowadził dotychczas akta osobowe pracownika wyłącznie w formie papierowej.

Pracodawca wybiera, w jakiej formie prowadzi dokumentację pracowniczą. Jeżeli akta osobowe pracownika są prowadzone w formie papierowej, a wypowiedzenie umowy o pracę następuje w formie elektronicznej, to pracodawca powinien wydrukować taki dokument i dołączyć do pozostałej dokumentacji pracownika. Wydruk dokumentu elektronicznego należy opatrzyć podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z oryginałem.

Nie należy jednak usuwać dokumentu w pierwotnej postaci, tj. w postaci elektronicznej. Brak oryginalnej – elektronicznej wersji dokumentu może okazać się dla pracodawcy niekorzystne pod kątem dowodowym podczas ewentualnego procesu sądowego. Dostosowanie postaci pojedynczego dokumentu do reszty dokumentacji pracowniczej nie powoduje zmiany formy dokonanej czynności prawnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Jeżeli zatem pracodawca wręcza dokument w formie elektronicznej opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to tylko przechowywanie dokumentu w tej formie zapewnia pracodawcy możliwość wykazania przed sądem, że wręczone oświadczenie woli jest zgodne z prawem pod kątem formalnym.

[1] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2024 r., sygn. akt: II PSKP 86/22, LEX nr 3703650.

Artykuł Zwolnienie pracownika drogą mailową a prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Co to oznacza?

Pracodawcy uzyskali możliwość prowadzenia prewencyjnej kontroli trzeźwości z dniem 21 lutego 2023 r. Jeżeli pracodawca zdążył już przeprowadzić kontrolę, która wykazała spożycie przez pracownika alkoholu, to jest w posiadaniu związanych z tym dokumentów, które miał obowiązek gromadzić i przechowywać dotąd w części „B” akt osobowych pracownika.

Od dnia 21 marca 2023 r. pracodawca ma określony przepisami czas na przeniesienie tych dokumentów do nowo utworzonej części „E”.

Nowe przepisy milczą jednak na temat tego, czy część „E” akt osobowych należy utworzyć dla wszystkich pracowników, również tych, których stosunek pracy istniał przed dniem wejścia w życie nowelizacji, czy też jedynie dla tych, których pracodawca zatrudni po dniu 20 marca 2023 r.

Brak jest jednocześnie przepisów przejściowych, które różnicowałyby sytuację pracowników w zależności od tego kiedy stosunek pracy został nawiązany.

W związku z tym bezpiecznym rozwiązaniem będzie uzupełnienie akt osobowych wszystkich pracowników o nową część „E”.

Powyższe potwierdza § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w brzmieniu po 21 marca 2023 r., który stanowi, że „Akta osobowe pracownika składają się z 5 części”. Oznacza to, że kompletne akta pracownika od dnia 21 marca br. powinny składać się z części: „A”, „B”, „C”, „D”, ale również i „E”.

Artykuł W jaki sposób pracodawcy powinni prowadzić nową część „E” akt osobowych? pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Przeprowadzając kontrolę trzeźwości w zakładzie pracy, pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku. Pracodawca przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika, co do zasady, przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Ustawa milczy jednak, w której części akt osobowych należy przechowywać informacje dotyczące przeprowadzonej kontroli.

Odpowiedzi należy szukać w projekcie rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Założenia projektu

Projekt zakłada rozszerzenie części „B” akt osobowych. Powinien się tam znaleźć dokument potwierdzający poinformowanie pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, ze wskazaniem grup pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania.

Nowa części akt osobowych

Projekt rozporządzenia przewiduje również wprowadzenie zupełnie nowej części do akt osobowych, tj. część „E”. Trafią tam dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Znajdzie się tam również informacja, czy kontrolę przeprowadzał pracodawca czy uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Projekt rozporządzenia określa również sposób prowadzenia części „E”. Dokumenty znajdujące się w części „E” akt osobowych pracownika będą przechowywane w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli. Przyporządkuje się im odpowiednio numery E1 i kolejne. Obowiązywać będzie porządek chronologiczny, zaś numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczyć będzie każdej z tych części.

Jeżeli natomiast pracodawca usunie informację związaną z kontrolą trzeźwości z akt osobowych pracownika, będzie musiał usunąć także całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji. Pozostałym dokumentom przyporządkuje następujące po sobie numery.

Projekt rozporządzenia jest obecnie na etapie uzgodnień międzyresortowych i stanowi odpowiedź na zmianę przepisów Kodeksu pracy.

Gdzie przechowywać dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracowników zanim rozporządzenie wejdzie w życie?

Pracodawca powinien przechowywać te informacje w części „B” akt osobowych pracownika.

Natomiast w przypadku pozytywnego wyniku badania i podjęcia decyzji o nałożeniu kary porządkowej, dokumentację należy przechowywać w części „D”. Powinna się tam znajdować do czasu uznania kary za niebyłą. Odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy.

Przechowywanie dokumentów na wypadek postępowania sądowego

Jeżeli informacje na temat badania mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres przechowywania takich informacji ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Artykuł Przechowywanie dokumentacji związanej z kontrolą trzeźwości pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.