Przy przejściu zakładu pracy działy kadr często skupiają się na jednym: przekazaniu akt osobowych pracowników przechodzących do nowego pracodawcy. Tymczasem przepisy wymagają znacznie więcej.
Problem pojawia się szczególnie przy przejściu części zakładu pracy – np. przy podziale spółek, gdy dochodzi do przeniesienia części majątku spółki dzielonej na nowo zawiązaną spółkę (podział przez wydzielenie).
Akta osobowe to tylko część dokumentacji
Kluczowe znaczenie ma § 7 Rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z tym przepisem dotychczasowy pracodawca przekazuje nowemu pracodawcy dokumentację pracowniczą.
Oznacza to, że przekazaniu podlegają nie tylko akta osobowe.
Nowy pracodawca nie zakłada nowej dokumentacji pracownika, lecz kontynuuje prowadzenie tej, którą otrzymał od poprzedniego pracodawcy.
Co obejmuje dokumentacja pracownicza?
Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy dokumentacja pracownicza obejmuje:
- akta osobowe pracownika,
- dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
W praktyce – oprócz samych akt osobowych pracownika – przekazaniu podlegają również m.in.:
- ewidencja czasu pracy,
- wnioski dotyczące urlopu wypoczynkowego,
- karty wypłaconego wynagrodzenia,
- karty ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.
Co istotne, dokumentację pracowniczą co do zasady przekazuje się w oryginale.
Czego nie trzeba przekazywać?
Najwięcej wątpliwości budzą dokumenty zbiorcze, takie jak:
- listy płac,
- listy obecności,
- harmonogramy czasu pracy,
- plany urlopów.
Dokumenty te obejmują dane również tych pracowników, którzy nie przechodzą do nowego pracodawcy. Dokumenty te nie stanowią dokumentacji pracowniczej konkretnego pracownika w ścisłym rozumieniu przepisów.
W praktyce oznacza to, że co do zasady nie podlegają przekazaniu nowemu pracodawcy.
Przekazanie całych list płac lub list obecności mogłoby dodatkowo prowadzić do udostępnienia danych osobowych osób, które nie zostały objęte przejściem zakładu pracy.
Dlaczego warto sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy?
Przekazanie dokumentacji warto zawsze potwierdzić protokołem zdawczo-odbiorczym.
W praktyce taki dokument może okazać się kluczowy podczas kontroli PIP, ZUS albo organów podatkowych. Pozwala wykazać, że dokumentacja była prowadzona i została przekazana nowemu pracodawcy.
Najlepiej, aby protokół wskazywał:
- zakres przekazywanej dokumentacji,
- liczbę przekazanych akt,
- informację o przekazaniu oryginałów dokumentów,
- datę i strony przekazania.
Odpowiedzialność obu pracodawców
Warto pamiętać również o art. 23¹ § 2 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem dotychczasowy i nowy pracodawca odpowiadają solidarnie za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy powstałe przed przejściem części zakładu pracy.
W praktyce oznacza to, że współpraca pomiędzy pracodawcami często pozostaje konieczna także po przejściu pracowników.
Podsumowanie
Przy przejściu zakładu pracy samo przekazanie akt osobowych nie wystarczy.
Nowemu pracodawcy należy przekazać całą dokumentację pracowniczą dotyczącą przejmowanych pracowników – zarówno akta osobowe, jak i dokumentację związaną ze stosunkiem pracy.
Z kolei dokumenty zbiorcze, takie jak listy obecności czy listy płac, co do zasady nie podlegają przekazaniu.
Z perspektywy działu kadr najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje sporządzenie szczegółowego protokołu zdawczo-odbiorczego dokumentacji.
