Prawo pracy dopuszcza monitoring GPS

Przepisy Kodeksu pracy regulują kwestie dotyczące monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, jak również monitoring poczty elektronicznej pracownika. Inne formy monitoringu, zgodnie z przepisami prawa pracy, są dopuszczalne, jeśli ich zastosowanie jest niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Inną formą monitoringu pracowniczego może być zatem monitoring GPS pojazdów służbowych udostępnionych pracownikowi, jeśli jest on wykorzystywany w opisanych powyżej celach. W pozostałych przypadkach, w których wprowadzony monitoring służy innym celom (niepracowniczym) wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów pracodawcy-przedsiębiorcy (np. w celu przeciwdziałania kradzieży), przepisy Kodeksu pracy nie będą miały zastosowania.

Samochód służbowy wykorzystywanych w celach prywatnych

Monitoring GPS, podobnie jak monitoring poczty elektronicznej, nie może naruszać dóbr osobistych pracownika. Pracodawcy często pozwalają pracownikom na korzystanie z pojazdów służbowych w celach prywatnych.

Jak w takim razie chronić dobra osobiste pracownika, w tym prawo do prywatności, gdy w samochodzie zainstalowano monitoring GPS? Pracodawca powinien zadbać, aby stosowany przez niego system monitoringu miał odpowiednie funkcjonalności. Powinien mieć funkcję wyłączenia (ewentualnie przełączenia na tryb prywatny) w okresie, w którym pracownik nie świadczy pracy. Wtedy też pracownik musi być czujny i pamiętać, aby wyłączyć monitoring GPS podczas korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych.  Pracodawca powinien przeszkolić pracownika w tym zakresie. Najlepiej byłoby, aby ustawienie prywatne systemu było domyślne. Wtedy jednak pracownik musi pamiętać, aby na czas pracy włączyć monitoring.

Gdy nie są możliwe powyższe rozwiązania, pracodawca powinien rozważyć uzyskanie od pracownika zgody na  zbieranie i przetwarzanie danych lokalizacyjnych. 

Obowiązki pracodawcy

Należy pamiętać o tym, że pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika użytkującego służbowe auto o zamieszczeniu w nim systemu do monitoringu GPS. Pojazd powinien też odpowiednio oznaczyć, tak aby wynikało, że jest monitorowany. 

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu  pracodawca ustala w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Informacje te przekazuje się pracownikowi na piśmie przed dopuszczeniem go do pracy.

Okres przechowywania

W przypadku monitoringu wizyjnego pracodawca może przechowywać nagrania przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, o czym szerzej pisaliśmy tutaj: https://prawopracy.bieluk.pl/jak-dlugo-przechowywac-nagrania-z-monitoringu-wizyjnego-wskazowki-dla-pracodawcow/

W przypadku innych form monitoringu, jak i monitoringu poczty elektronicznej pracownika, ustawodawca nie wprowadził takiego ograniczenia. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może przechowywać dane z monitoringu przez czas nieokreślony. Pracodawca powinien, kierując się zasadami przetwarzania danych osobowych, w tym zasadą celowości i minimalizacji, określić okres przechowywania tych danych. Dane osobowe należy bowiem przechowywać przez okres nie dłuższy, niż to niezbędne do celów dla realizacji których są przetwarzane.

Artykuł Prywatna podróż samochodem służbowym a monitoring GPS pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

W jakim celu można stosować monitoring?

Zgodnie z art. 22² § 1 Kodeksu Pracy pracodawca może wprowadzić monitoring, jeśli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
• ochrony mienia lub
• kontroli produkcji lub
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Cele monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, stosowne zapisy zawiera w obwieszczeniu. Co ważne, nagrania obrazu pracodawca przetwarza  wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane.

Przez jaki czas można przechowywać nagrania z monitoringu?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy nagrania z monitoringu przechowuje się przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Po tym czasie wszelkie nagrania należy zniszczyć, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

Wprawdzie ustawodawca określił maksymalny czas przechowywania nagrań, jednak w praktyce ten zapis jest zbyt nieprecyzyjny.

Przechowywanie nagrań z monitoringu w praktyce

Pracodawca powinien dokładnie określić przez jaki czas będzie przechowywał nagrania z monitoringu wizyjnego. Musi zatem przemyśleć okres przechowywania nagrań pod kątem przydatności danych dla realizacji wyznaczonych celów. Czas natomiast powinien dobrać tak, by był zgodny z zasadą minimalizacji i proporcjonalności. Oznacza to, że okres przechowywania nagrań z monitoringu powinien być możliwie jak najkrótszy. Dzięki temu zostanie także zrealizowana zasada ograniczenia czasowego przewidziana w art. 5 ust. 1 lit. e RODO. Zgodnie z tą zasadą, dane należy przechowywać w formie umożliwiającej identyfikację podmiotu danych, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

Dokładne określenie czasu przechowywania, tj. wskazanie konkretnego okresu przechowywania, jak np. miesiąc/dwa miesiące, pozwoli także uniknąć problematycznych sytuacji. Przykładowo, przy  nieostrym określeniu przechowywania nagrań „przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy”, pracodawca może zniszczyć nagranie przed ich upływem. Pracownik może jednak oczekiwać możliwości wglądu w nagranie przez cały ten okres. Zatem pracodawcy powinni w sposób jednoznaczny i konkretny określić czas przechowywania nagrania z monitoringu.

Wyjątkowo przedłużenie okresu przechowywania nagrań może nastąpić w sytuacji, gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie odrębnych przepisów prawa lub gdy pracodawca dowiedział się, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Okres przechowywania w tym wypadku ulega przedłużeniu aż do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Podsumowując, czas, przez który należy przechowywać nagrania z monitoringu powinien być przemyślany, precyzyjnie określony, nieprzekraczający 3 miesięcy i możliwie jak najkrótszy.

aplikant radcowski Marlena Suchanek

Artykuł Jak długo przechowywać nagrania z monitoringu wizyjnego? Wskazówki dla pracodawców pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.