Regulacje dotyczące monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy obowiązują już ponad trzy lata. Mimo tego pracodawcy nadal mają wątpliwości przez jaki czas przechowywać nagrania z monitoringu.
W jakim celu można stosować monitoring?
Zgodnie z art. 222 § 1 Kodeksu Pracy pracodawca może wprowadzić monitoring, jeśli jest to niezbędne do:
- zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
- ochrony mienia lub
- kontroli produkcji lub
- zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Cele monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, stosowne zapisy zawiera w obwieszczeniu. Co ważne, nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane.
Przez jaki czas można przechowywać nagrania z monitoringu?
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy nagrania z monitoringu przechowuje się przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Po tym czasie wszelkie nagrania należy zniszczyć, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.
Wprawdzie ustawodawca określił maksymalny czas przechowywania nagrań, jednak w praktyce ten zapis jest zbyt nieprecyzyjny.
Przechowywanie nagrań z monitoringu w praktyce
Pracodawca powinien dokładnie określić przez jaki czas będzie przechowywał nagrania z monitoringu wizyjnego. Musi zatem przemyśleć okres przechowywania nagrań pod kątem przydatności danych dla realizacji wyznaczonych celów. Czas natomiast powinien dobrać tak, by był zgodny z zasadą minimalizacji i proporcjonalności. Oznacza to, że okres przechowywania nagrań z monitoringu powinien być możliwie jak najkrótszy. Dzięki temu zostanie także zrealizowana zasada ograniczenia czasowego przewidziana w art. 5 ust. 1 lit. e RODO. Zgodnie z tą zasadą, dane należy przechowywać w formie umożliwiającej identyfikację podmiotu danych, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.
Dokładne określenie czasu przechowywania, tj. wskazanie konkretnego okresu przechowywania, jak np. miesiąc/dwa miesiące, pozwoli także uniknąć problematycznych sytuacji. Przykładowo, przy nieostrym określeniu przechowywania nagrań „przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy”, pracodawca może zniszczyć nagranie przed ich upływem. Pracownik może jednak oczekiwać możliwości wglądu w nagranie przez cały ten okres. Zatem pracodawcy powinni w sposób jednoznaczny i konkretny określić czas przechowywania nagrania z monitoringu.
Wyjątkowo przedłużenie okresu przechowywania nagrań może nastąpić w sytuacji, gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie odrębnych przepisów prawa lub gdy pracodawca dowiedział się, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Okres przechowywania w tym wypadku ulega przedłużeniu aż do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Podsumowując, czas, przez który należy przechowywać nagrania z monitoringu powinien być przemyślany, precyzyjnie określony, nieprzekraczający 3 miesięcy i możliwie jak najkrótszy.
aplikant radcowski Marlena Suchanek