W praktyce jednak wielu pracodawców zastanawia się, czy ZUS może zakwestionować ustaloną przez strony wysokość wynagrodzenia, skoro stanowi ono podstawę wymiaru składek i może wpływać na wysokość świadczeń wypłacanych przez Zakład.

Kiedy ZUS może ingerować w wynagrodzenie ustalone przez pracodawcę?

Utrwalona praktyka orzecznicza wskazuje, że ZUS ma prawo do ingerencji w wysokość wynagrodzenia tylko w szczególnych sytuacjach – w szczególności gdy mogą istnieć podstawy do uznania, że:

• umowa została zawarta sprzecznie z prawem,
• jej postanowienia naruszają zasady współżycia społecznego,
• wynagrodzenie zostało ukształtowane w celu obejścia prawa, np. dla uzyskania nienależnie wysokich świadczeń z ubezpieczenia chorobowego lub macierzyńskiego.

Szczególną uwagę ZUS przyciągają sytuacje, w których zatrudnienie pracownika za stosunkowo wysokim wynagrodzeniem lub podwyżka wynagrodzenia pracownika następuje tuż przed przewidywanym korzystaniem przez pracownika ze świadczeń takich jak zasiłek chorobowy czy macierzyński. W takich przypadkach ZUS może wszcząć kontrolę u płatnika.

Co obejmuje kontrola ZUS?

Kontrola może dotyczyć m.in.:

• prawidłowości zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń,
• poprawności obliczania, potrącania i odprowadzania składek,
• rzetelności ustalenia podstawy wymiaru składek, w tym wysokości wynagrodzenia.

Choć wszczęcie kontroli jest prawnie dopuszczalne, nie oznacza to, że każda interwencja ZUS jest zasadna. Autonomia stron w zakresie ustalania warunków pracy i płacy podlega ochronie – dopóki wynagrodzenie mieści się w granicach płacy godziwej i sprawiedliwej, ZUS nie powinien ingerować w treść umowy.

Argumenty ZUS – interes publiczny i rażące naruszenia

ZUS wskazuje, że jako instytucja publiczna ma obowiązek chronić system ubezpieczeń społecznych. Z tego powodu – według stanowiska ZUS – w wyjątkowych przypadkach musi badać, czy:

• wynagrodzenie nie ma charakteru pozornego,
• ustalenia stron nie naruszają w sposób oczywisty zasad współżycia społecznego,
• konstrukcja umowy nie służy wyłącznie sztucznemu podwyższeniu świadczeń.

Konsekwencje dla płatnika i pracownika

Jeżeli kontrola wykaże, że wysokość wynagrodzenia (a co za tym idzie – podstawa wymiaru składek) została ustalona nieprawidłowo, ZUS może m.in.:

• wydać decyzję obniżającą wynagrodzenie przyjmowane do podstawy składek,
• zażądać korekt dokumentów rozliczeniowych,
• zażądać zwrotu całości lub części nienależnie pobranych świadczeń.

Płatnik lub pracownik, który nie zgadza się z decyzją ZUS, może się od niej odwołać do sądu (wydziału ubezpieczeń społecznych). Zaskarżając taką decyzję trzeba mieć na uwadze konieczność udowodnienia zasadności ustalonych warunków zatrudnienia. Kluczowa jest przede wszystkim rzetelna dokumentacja uzasadniająca poziom wynagrodzenia (m.in. zakres obowiązków, kwalifikacje, porównanie z rynkiem).

Artykuł Ingerencja ZUS w ustalone wynagrodzenie – co powinien wiedzieć płatnik składek? pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Dotychczas obowiązywał przepis, zgodnie z którym płatnik, wysyłając zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych online, musiał również przechowywać jego wersję papierową. Obowiązek przechowywania wersji papierowej wynosił 5 lat. Wynikało to z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a mianowicie: W przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat.

Nowelizacja ustawy uchyliła ten obowiązek, co oznacza realne uproszczenie formalności dla pracodawców oraz firm prowadzących dokumentację kadrową.

Dlaczego ta zmiana jest ważna?

Praktyka pokazała, że większość zgłoszeń trafia do ZUS drogą elektroniczną i jest tam dostępna wraz z potwierdzeniami. Rezygnacja z obowiązku archiwizowania papierowych duplikatów oznacza:

• brak konieczności przechowywania papierowych dokumentów przez 5 lat, nawet przy zgłoszeniach przesyłanych on-line;
• uproszczenie pracy działów kadr i płac oraz ograniczenie kosztów archiwizacji;
• mniejsze ryzyko błędów wynikających z fizycznego obiegu dokumentów.

Jak to wygląda w praktyce?

Dotychczas pracodawca wysyłający zgłoszenie elektroniczne musiał następnie wydrukować jego papierowy odpowiednik i przechowywać go pół dekady. Od 4 listopada 2025 r. wystarczy wysłanie dokumentu elektronicznego do ZUS.

Więcej z kategorii „ZUS” – Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy

Obsługa prawna – Prawo pracy w przedsiębiorstwie – Bieluk i Partnerzy

Artykuł Koniec obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

ZUS odmówił wznowienia postępowania, uznając, że wyrok Trybunału Konstytucyjnego z 4 czerwca 2024 r. (sygn. SK 140/20) nie może stanowić podstawy do zmiany decyzji, ponieważ nie został opublikowany. Sąd Okręgowy podzielił to stanowisko. Wskazał dodatkowo, że w ostatnich latach Trybunał Konstytucyjny nie cieszy się autorytetem, a wydawane przez niego orzeczenia należy analizować ze szczególną ostrożnością.

Sąd Apelacyjny zajął jednak zupełnie odmienne stanowisko. Uznał, że sądy powszechne mają nie tylko prawo, ale i obowiązek stosowania Konstytucji bezpośrednio. Zwłaszcza wtedy, gdy literalne brzmienie przepisów prowadziłoby do naruszenia zasad sprawiedliwości społecznej lub zaufania obywateli do państwa.

W uzasadnieniu sąd przypomniał, że zmiany w systemie emerytalnym wprowadzane po 2012 roku, w tym zróżnicowanie, a następnie ponowne zrównanie wieku emerytalnego, doprowadziły do sytuacji, w których część ubezpieczonych została faktycznie pozbawiona części należnego im świadczenia. W ocenie sądu zastosowanie art. 25 ust. 1b wobec osób, które nabyły wcześniejsze prawo do emerytury przed jego wprowadzeniem, narusza zasadę zaufania do państwa i stanowionego przez nie prawa (art. 2 Konstytucji RP).

Co istotne, sąd wskazał, że brak publikacji wyroku Trybunału Konstytucyjnego nie może pozbawiać obywateli prawa do skutecznego powoływania się na jego treść. Organy władzy publicznej, w tym sądy, mają obowiązek interpretować przepisy w sposób zgodny z Konstytucją. Nie ma znaczenia czy orzeczenie Trybunału zostało formalnie ogłoszone.

W konsekwencji Sąd Apelacyjny zmienił wyrok sądu I instancji oraz poprzedzającą go decyzję ZUS. Przyznał naszej klientce prawo do przeliczenia emerytury. Wyrok jest prawomocny.

Orzeczenie to stanowi ważny głos w dyskusji o tzw. rozproszonej kontroli konstytucyjnej. Potwierdza, że sądy mogą, a w określonych sytuacjach powinny, stosować Konstytucję wprost, gdy przepisy ustawowe prowadzą do oczywiście niesprawiedliwych rezultatów. Dla ubezpieczonych oznacza to realną szansę na wzruszenie niekorzystnych decyzji ZUS i przywrócenie zgodności z konstytucyjnymi standardami ochrony praw emerytalnych.

Sprawę prowadziły: r. pr. Jolanta Adamska i r. pr. Agnieszka Owsieniuk

Więcej na temat spraw związanych z ZUS

Artykuł Wygrana z ZUS w sprawie o przeliczenie emerytury pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.