Jak właściwie dokonywać corocznego przeglądu zgromadzonych danych w ramach ZFŚS? Polecamy lekturę kompleksowego poradnika, który szczegółowo analizuje proces retencji danych w funduszu.

Czytaj pełny artykuł: Przegląd danych w ZFŚS: Jak realizować obowiązek retencji i minimalizacji danych? – Bieluk i Partnerzy

Artykuł ZFŚS a RODO: roczny przegląd danych pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Zgodnie z art. 2 b ust. 7 ustawy przegląd przydatności przetwarzania danych osobowych powinien być wykonywany przez podmiot przetwarzający dane osobowe na potrzeby realizacji praw i obowiązków wynikających z ustawy nie rzadziej niż co 5 lat. Przegląd ten powinien obejmować między innymi zebrane i przechowywane przez pracodawcę orzeczenia o niepełnosprawności.

Co z przechowywaniem orzeczeń terminowych?

W praktyce pracodawcy często mają wątpliwości dotyczące przechowywania orzeczeń terminowych. Czy mogą przechowywać orzeczenia, których termin już upłynął, a pracownik przedstawił nowe orzeczenie (z nowym terminem obowiązywania)? Kluczowe będzie zastosowanie się do przepisów RODO.

Zasada ograniczenia przechowywania danych osobowych

W takim przypadku należy odwołać się do zasady ograniczenia przechowywania danych osobowych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit e RODO[1]. Zgodnie z tą zasadą dane osobowe mogą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których są one przetwarzane.

W przypadku przechowywania orzeczeń o niepełnosprawności, przepisy prawa nie wskazują jednego konkretnego okresu przechowywania danych zawartych w tych orzeczeniach. Każdy pracodawca musi to ocenić indywidualnie podczas przeglądu przydatności danych osobowych. Musi sprawdzić czy po upływie terminu ważności orzeczenia, istnieją jeszcze cele, dla realizacji których dalsze przechowywanie takiego orzeczenia jest zasadne.

Może to być na przykład obowiązek udokumentowania przez pracodawcę podstaw udzielania pracownikowi dodatkowych uprawnień, z których korzystał on w trakcie ważności orzeczenia o niepełnosprawności.

Obowiązek wykazania celu przechowywania nieaktualnych orzeczeń może wystąpić np. podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Potwierdził to Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku zawartym w biuletynie nr 6/6/24. Urząd wskazał, że realizacja obowiązków pracodawcy podczas kontroli PIP może uzasadniać przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności po upływie terminu ich ważności. Urząd zastrzegł jednak, że pracodawca w takiej sytuacji powinien:

• uzasadnić dalsze przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności w raporcie z przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych;
• ustalić okres, przez który orzeczenia o niepełnosprawności mogą być dalej przechowywane, mimo upływu terminu ich ważności; Urząd zwrócił w tym zakresie uwagę na konieczność uwzględnienia przez pracodaców przepisów dotyczących prawa do przeprowadzania kontroli przez PIP, w tym między innymi przepis 30 ust. 3 c Ustawy.

radca prawny Patrycja Wasilewska
szefowa praktyki prawa ochrony danych osobowych w Kancelarii Radców Prawnych Bieluk i Partnerzy

[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Artykuł Okres przechowywania orzeczeń o niepełnosprawności pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

O czym w grudniowym newsletterze?

• Praca w Wigilię i ograniczenia handlu
• Ochrona pracowników oraz uzupełniający urlop macierzyński
• Zmiany w przepisach dotyczących zasiłków chorobowych
• Nowe wsparcie dla przedsiębiorców zatrudniających żołnierzy OT i AR
• Wliczanie okresów wykonywania pracy na podstawie umów cywilnoprawnych do stażu pracy
• Prawo o układach zbiorowych pracy – nowe zasady od 2025 r.
• Zmiany przepisów regulujących zatrudnianie cudzoziemców
• Zmiany w przepisach dotyczących Państwowej Inspekcji Pracy i PrawaPrzedsiębiorców
• Plany Głównego Inspektora Pracy i Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej
• Obowiązek raportowania ESG
• Zmiany w zakresie równości wynagrodzeń – Dyrektywa (UE) 2023/970

Artykuł Wyzwania i udogodnienia dla pracodawców w 2025 r. Newsletter HR do pobrania pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.