W jakim celu można stosować monitoring?

Zgodnie z art. 22² § 1 Kodeksu Pracy pracodawca może wprowadzić monitoring, jeśli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub
• ochrony mienia lub
• kontroli produkcji lub
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Cele monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, stosowne zapisy zawiera w obwieszczeniu. Co ważne, nagrania obrazu pracodawca przetwarza  wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane.

Przez jaki czas można przechowywać nagrania z monitoringu?

Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy nagrania z monitoringu przechowuje się przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Po tym czasie wszelkie nagrania należy zniszczyć, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej.

Wprawdzie ustawodawca określił maksymalny czas przechowywania nagrań, jednak w praktyce ten zapis jest zbyt nieprecyzyjny.

Przechowywanie nagrań z monitoringu w praktyce

Pracodawca powinien dokładnie określić przez jaki czas będzie przechowywał nagrania z monitoringu wizyjnego. Musi zatem przemyśleć okres przechowywania nagrań pod kątem przydatności danych dla realizacji wyznaczonych celów. Czas natomiast powinien dobrać tak, by był zgodny z zasadą minimalizacji i proporcjonalności. Oznacza to, że okres przechowywania nagrań z monitoringu powinien być możliwie jak najkrótszy. Dzięki temu zostanie także zrealizowana zasada ograniczenia czasowego przewidziana w art. 5 ust. 1 lit. e RODO. Zgodnie z tą zasadą, dane należy przechowywać w formie umożliwiającej identyfikację podmiotu danych, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

Dokładne określenie czasu przechowywania, tj. wskazanie konkretnego okresu przechowywania, jak np. miesiąc/dwa miesiące, pozwoli także uniknąć problematycznych sytuacji. Przykładowo, przy  nieostrym określeniu przechowywania nagrań „przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy”, pracodawca może zniszczyć nagranie przed ich upływem. Pracownik może jednak oczekiwać możliwości wglądu w nagranie przez cały ten okres. Zatem pracodawcy powinni w sposób jednoznaczny i konkretny określić czas przechowywania nagrania z monitoringu.

Wyjątkowo przedłużenie okresu przechowywania nagrań może nastąpić w sytuacji, gdy nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie odrębnych przepisów prawa lub gdy pracodawca dowiedział się, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Okres przechowywania w tym wypadku ulega przedłużeniu aż do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Podsumowując, czas, przez który należy przechowywać nagrania z monitoringu powinien być przemyślany, precyzyjnie określony, nieprzekraczający 3 miesięcy i możliwie jak najkrótszy.

aplikant radcowski Marlena Suchanek

Artykuł Jak długo przechowywać nagrania z monitoringu wizyjnego? Wskazówki dla pracodawców pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się projekt ustawy, która ma uregulować kwestie kontroli trzeźwości pracowników. Z założenia, nowe przepisy mają na celu zapewnienie ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia pracodawcy. Pracodawca otrzyma możliwość:

• kontroli trzeźwości pracowników
  
  oraz
• kontroli pracowników na obecność środków działających podobnie do alkoholu w ich organizmach.

Jak czytamy w uzasadnieniu do projektu ustawy: „brak możliwości weryfikacji czy pracownik nie znajduje się pod wpływem substancji lub środka negatywnie wpływającego na jego zdolność psychofizyczną – w odniesieniu do pewnych grup pracowników – może zagrażać zdrowiu i życiu zarówno samego pracownika znajdującego się pod wpływem takich substancji czy środków, jak i jego współpracowników, ale również osób trzecich, a w niektórych przypadkach także mieniu pracodawcy, które może zostać uszkodzone bądź zniszczone, co może pociągać za sobą poważne skutki finansowe dla pracodawcy. W skrajnych przypadkach może również doprowadzić do śmierci pracownika lub innych osób”.

Zgodnie z projektem ustawy, pracodawca będzie ustalał grupę lub grupy pracowników objęte kontrolą trzeźwości, metodę kontroli oraz sposób jej przeprowadzenia. Ustalone zasady powinien zapisać odpowiednio w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy lub w obwieszczeniu.

Warto zaznaczyć, że pracodawca będzie mógł przeprowadzać kontrolę trzeźwości pracowników oraz kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu przy użyciu metod niewymagających badania laboratoryjnego.

Co więcej, przepisy mają być stosowane również odpowiednio do pracodawców organizujących pracę wykonywaną przez osoby fizyczne na innej podstawie niż stosunek pracy oraz osoby fizyczne prowadzące na własny rachunek działalność gospodarczą.

Zaznaczamy, że jest to projekt ustawy, który może ulec zmianie w toku prac legislacyjnych. O zmianach w przepisach dotyczących kontroli trzeźwości w miejscu pracy będziemy informować na bieżąco.

O kłopotach z badaniem trzeźwości pracowników pisaliśmy też tu: Badanie trzeźwości pracowników – czy będą zmiany? – Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy

Artykuł Kontrola trzeźwości pracowników – projekt ustawy pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.

Prezes UODO stwierdził, że przepis art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nakłada na pracodawcę obowiązek uzależnienia udzielenia ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. W konsekwencji pracodawca przetwarza dane osobowe wszystkich członków rodziny pracownika, którzy prowadzą z nim wspólne gospodarstwo domowe. Pracodawca musi bowiem poznać i ocenić ich sytuację socjalną. Udostępnienie tych danych następuje w formie oświadczenia pracownika, jednak pracodawca jest uprawniony do żądania udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, które może odbyć się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.

Zasadą jest, że administrator danych osobowych jest zobligowany do spełnienia obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane przetwarza. Jednym z wyjątków od wspomnianej reguły jest przepis art. 14 ust. 5 lit. c. RODO, zgodnie z którym ADO jest zwolniony ze spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane przepisami prawa UE lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą.

Prezes UODO uznał, że przepis art. 8 ustawy o ZFŚS określa zasady pozyskiwania danych członków rodziny pracownika w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS. W związku z tym, zwolnienie z przepisu art. 14 ust. 5 lit. c RODO znajdzie zastosowanie.

Stanowisko przedstawione przez Prezesa UODO rozwiało wątpliwości, które pojawiały się w doktrynie. Wielu autorów zastanawiało się, czy istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia z przepisu art. 14 ust. 5 lic. 5 RODO. Z ostrożności proponowali spełnienie obowiązku informacyjnego wobec członków rodziny pracownika korzystającego z ZFŚS, co było dużym utrudnieniem organizacyjnym dla pracodawców.

Pełna treść stanowiska dostępna pod linkiem: https://uodo.gov.pl/pl/225/1734.

Więcej artykułów dotyczących RODO w prawie pracy tutaj.

Artykuł Obowiązek informacyjny wobec rodziny pracownika korzystającego z ZFŚS pochodzi z serwisu Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy.