Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) może przeprowadzić kontrolę w firmie, aby sprawdzić, czy płatnik składek prawidłowo wywiązuje się ze swoich obowiązków. Oto druga część kluczowych informacji, które pomogą w przygotowaniu się do kontroli.
W poprzednim artykule znajdziesz informacje o tym:
- co może być przedmiotem kontroli ZUS;
- kto może kontrolować przedsiębiorcę z ramienia ZUS;
- czy ZUS może rozpocząć kontrolę w sytuacji, gdy przedsiębiorcę aktualnie kontroluje inny organ
- ile czasu może trwać kontrola;
- w jakim miejscu są przeprowadzane czynności kontrolne.
Dziś kolejne zagadnień, które warto poznać przygotowując się do kontroli ZUS.
Jakie uprawnienia ma inspektor kontroli ZUS?
Inspektor kontroli ZUS może:
- badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,
- dokonywać oględzin i spisu składników majątku (dotyczy płatników składek zalegających z zapłatą składek),
- zabezpieczać zebrane dowody,
- żądać udzielania informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,
- legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,
- wzywać i przesłuchiwać świadków,
- wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego (jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego).
Jakie obowiązki spoczywają na kontrolowanym przedsiębiorcy?
Do obowiązków przedsiębiorcy w toku kontroli ZUS należy w szczególności:
- udostępnianie wszelkich ksiąg, dokumentów i innych nośników informacji związanych z zakresem kontroli,
- udostępnianie do oględzin składników majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli (dotyczy płatników składek zalegających z zapłatą składek),
- sporządzanie i wydawanie kopii dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS,
- zapewnienie niezbędnych warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnienie środków łączności (z wyjątkiem środków transportowych) oraz innych niezbędnych środków technicznych do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik,
- udzielanie wyjaśnień kontrolującemu.
W jaki sposób przedsiębiorca może przeciwstawić się prowadzeniu kontroli z naruszeniem przepisów?
Jeżeli ZUS podejmuje czynności kontrolne z naruszeniem przepisów, dotyczących m.in. zawiadomienia o zamiarze prowadzenia kontroli, czasu trwania kontroli, miejsca prowadzenia czynności kontrolnych, czy zakazu prowadzenia więcej niż jednej kontroli wobec przedsiębiorcy, przedsiębiorca może wnieść do ZUS sprzeciw.
Sprzeciw wnosi się na piśmie, w terminie 3 dni roboczych od dnia wszczęcia kontroli przez ZUS lub wystąpienia przesłanki do wniesienia sprzeciwu. Wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie czynności kontrolnych. ZUS powinien rozpoznać sprzeciw w terminie 3 dni roboczych od dnia jego otrzymania. Jeżeli ZUS nie uwzględni sprzeciwu, przedsiębiorcy przysługuje prawo do wniesienia zażalenia na te postanowienie – w terminie 3 dni od dnia jego otrzymania. Natomiast w przypadku gdy i zażalenie nie zostanie uwzględnione, przedsiębiorca może dochodzić swoich racji przed sądem administracyjnym.
W jaki sposób kończy się kontrola?
Z przeprowadzonej kontroli inspektor ZUS sporządza protokół kontroli. Protokół powinien zawierać przede wszystkim opis ustaleń dokonanych w toku kontroli z podaniem podstaw prawnych oraz przedstawienie dowodów, w oparciu o które te ustalenia zostały poczynione. Płatnik składek może wnieść zastrzeżenia do protokołu kontroli w terminie 14 dni od dnia jego otrzymania. Inspektor kontroli ZUS ma obowiązek rozpatrzyć zgłoszone zastrzeżenia i w razie potrzeby podjąć dodatkowe czynności kontrolne. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń płatnik składek powinien zostać poinformowany na piśmie.
