Nowelizacja przepisów w obszarze ubezpieczeń społecznych wprowadza istotne uproszczenie w procedurach dokumentacyjnych. Od 4 listopada 2025 r. płatnicy składek nie muszą już przechowywać papierowych zgłoszeń do ZUS z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej, jeśli dokumenty te zostały przekazane elektronicznie.
Dotychczas obowiązywał przepis, zgodnie z którym płatnik, wysyłając zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych online, musiał również przechowywać jego wersję papierową. Obowiązek przechowywania wersji papierowej wynosił 5 lat. Wynikało to z art. 36 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, a mianowicie: W przypadku przekazywania do Zakładu zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego, zgłoszenie w postaci dokumentu pisemnego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik przechowuje przez okres 5 lat.
Nowelizacja ustawy uchyliła ten obowiązek, co oznacza realne uproszczenie formalności dla pracodawców oraz firm prowadzących dokumentację kadrową.
Dlaczego ta zmiana jest ważna?
Praktyka pokazała, że większość zgłoszeń trafia do ZUS drogą elektroniczną i jest tam dostępna wraz z potwierdzeniami. Rezygnacja z obowiązku archiwizowania papierowych duplikatów oznacza:
- brak konieczności przechowywania papierowych dokumentów przez 5 lat, nawet przy zgłoszeniach przesyłanych on-line;
- uproszczenie pracy działów kadr i płac oraz ograniczenie kosztów archiwizacji;
- mniejsze ryzyko błędów wynikających z fizycznego obiegu dokumentów.
Jak to wygląda w praktyce?
Dotychczas pracodawca wysyłający zgłoszenie elektroniczne musiał następnie wydrukować jego papierowy odpowiednik i przechowywać go pół dekady. Od 4 listopada 2025 r. wystarczy wysłanie dokumentu elektronicznego do ZUS.
Więcej z kategorii „ZUS” – Prawo Pracy – Bieluk i Partnerzy
Obsługa prawna – Prawo pracy w przedsiębiorstwie – Bieluk i Partnerzy
