Pracodawcy zatrudniający osoby z niepełnosprawnością mają szereg obowiązków wynikających z przepisów ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Często jednak zapominają o obowiązku przeprowadzenia przeglądów przydatności przetwarzania danych osobowych. Kłopotem może okazać się przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności.
Zgodnie z art. 2 b ust. 7 ustawy przegląd przydatności przetwarzania danych osobowych powinien być wykonywany przez podmiot przetwarzający dane osobowe na potrzeby realizacji praw i obowiązków wynikających z ustawy nie rzadziej niż co 5 lat. Przegląd ten powinien obejmować między innymi zebrane i przechowywane przez pracodawcę orzeczenia o niepełnosprawności.
Co z przechowywaniem orzeczeń terminowych?
W praktyce pracodawcy często mają wątpliwości dotyczące przechowywania orzeczeń terminowych. Czy mogą przechowywać orzeczenia, których termin już upłynął, a pracownik przedstawił nowe orzeczenie (z nowym terminem obowiązywania)? Kluczowe będzie zastosowanie się do przepisów RODO.
Zasada ograniczenia przechowywania danych osobowych
W takim przypadku należy odwołać się do zasady ograniczenia przechowywania danych osobowych, o której mowa w art. 5 ust. 1 lit e RODO[1]. Zgodnie z tą zasadą dane osobowe mogą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dotyczą przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których są one przetwarzane.
W przypadku przechowywania orzeczeń o niepełnosprawności, przepisy prawa nie wskazują jednego konkretnego okresu przechowywania danych zawartych w tych orzeczeniach. Każdy pracodawca musi to ocenić indywidualnie podczas przeglądu przydatności danych osobowych. Musi sprawdzić czy po upływie terminu ważności orzeczenia, istnieją jeszcze cele, dla realizacji których dalsze przechowywanie takiego orzeczenia jest zasadne.
Może to być na przykład obowiązek udokumentowania przez pracodawcę podstaw udzielania pracownikowi dodatkowych uprawnień, z których korzystał on w trakcie ważności orzeczenia o niepełnosprawności.
Obowiązek wykazania celu przechowywania nieaktualnych orzeczeń może wystąpić np. podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Potwierdził to Urząd Ochrony Danych Osobowych w stanowisku zawartym w biuletynie nr 6/6/24. Urząd wskazał, że realizacja obowiązków pracodawcy podczas kontroli PIP może uzasadniać przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności po upływie terminu ich ważności. Urząd zastrzegł jednak, że pracodawca w takiej sytuacji powinien:
- uzasadnić dalsze przechowywanie orzeczeń o niepełnosprawności w raporcie z przeglądu przydatności przetwarzania danych osobowych;
- ustalić okres, przez który orzeczenia o niepełnosprawności mogą być dalej przechowywane, mimo upływu terminu ich ważności; Urząd zwrócił w tym zakresie uwagę na konieczność uwzględnienia przez pracodaców przepisów dotyczących prawa do przeprowadzania kontroli przez PIP, w tym między innymi przepis 30 ust. 3 c Ustawy.
[1] Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)
