Urlop „na żądanie” bez odpowiedzi pracodawcy. Czy to nieobecność nieusprawiedliwiona?

Urlop „na żądanie” służy pracownikowi do wzięcia dnia wolnego bez wcześniejszego planowania, w sytuacjach nagłych lub nieprzewidzianych. Czy pracownik powinien uzyskać zgodę na taki urlop?

Pan Michał, pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, o godzinie 6:45 rano (czyli tuż przed rozpoczęciem pracy) wysłał do swojego przełożonego wiadomość SMS z informacją, że tego dnia chce skorzystać z urlopu „na żądanie”. Pracodawca nie odpowiedział na tę wiadomość. Pan Michał nie pojawił się tego dnia w pracy. Uznał, że przysługuje mu prawo do samodzielnego zdecydowania o dniu wykorzystania takiego urlopu. Jednak następnego dnia pracodawca wezwał Pana Michała do złożenia wyjaśnień w związku z nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy.

Urlop „na żądanie”

Zgodnie z treścią art.  167² k.p. „Pracodawca jest obowiązany udzielić „na żądanie” pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu”.

Urlop ten stanowi część urlopu wypoczynkowego, ale odróżnia się od niego tym, że nie podlega planowaniu. Pracownik ma więc prawo zadecydowania o terminie wykorzystania części urlopu wypoczynkowego samodzielnie.

Jednocześnie przepis nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia urlopu, tak samo jak w przypadku typowego urlopu wypoczynkowego. Jeśli więc nie występują żadne szczególne okoliczności, uzasadniające niezaspokojenie przez pracodawcę zgłoszonego żądania, to nieudzielenie urlopu „na żądanie” lub udzielenie go w innym niż wskazany przez pracownika terminie stanowić będzie wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Czy pracownik może rozpocząć omawiany urlop bez zgody pracodawcy?

Co do zasady – nie. Tak wynika m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z 22.03.2022 r. (sygn. I PSKP 59/21): „Pracownik nie może zatem rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu. Niemniej jednak, pracodawca jest związany wnioskiem pracownika, który powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy. Obowiązek pracodawcy, o którym mowa w art. 167² k.p., musi być rozumiany jako konieczność uwzględnienia wniosku pracownika co do terminu, w którym ma być wykorzystana określona tam część urlopu, ale pod warunkiem, że udzielenie w tym czasie urlopu wypoczynkowego jest prawnie dopuszczalne”.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu „na żądanie”?

Mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracodawca może odmówić uwzględnienia żądania pracownika. Gdyby czynność pracodawcy w każdym przypadku miała sprowadzać się wyłącznie do akceptacji wniosku pracownika, wymóg ustawowy udzielenia urlopu przez pracodawcę byłby zbędny.

Obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest więc bezwzględny. Pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności. Może się zdarzyć, że ze względu na ochronę wyjątkowego interesu pracodawcy, obecności pracownika w pracy jest konieczna. Tak wynika m.in. z wyroku Sądu Najwyższego z 16.09.2008 r. (II PK 26/08).

A co, jeśli pracodawca milczy?

To właśnie sytuacja Pana Michała. Wysłał SMS z żądaniem urlopu „na żądanie”, ale nie otrzymał odpowiedzi. Czy milczenie pracodawcy można uznać za zgodę?

Choć linia orzecznicza jest restrykcyjna, to jednak są wyjątki. Przykładowo, Sąd Najwyższy w wyroku z 26.01.2005 r. (II PK 197/04) wskazał, że nieobecność w pracy po zgłoszeniu przez pracownika żądania udzielenia urlopu w trybie art. 167² k.p., na które pracodawca nie udzielił odpowiedzi, nie uzasadnia rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p.

W innym orzeczeniu (II PK 199/17, 22.11.2018 r.) SN podkreślił, że „Skoro pracodawca akceptuje sytuację, że samo złożenie przez pracownika wniosku o udzielenie urlopu jest równoznaczne z jego udzieleniem, to trudno tego rodzaju postawę zakwalifikować inaczej, niż dorozumiane podjęcie decyzji z art. 167² k.p.”.

Ważna jest zatem praktyka w danym zakładzie pracy. Istotne jest, czy pracodawca w przeszłości zawsze wyraźnie udzielał urlopu „na żądanie” czy też akceptował sytuacje, w których „wystarczało” samo poinformowanie o zamiarze skorzystania z tego rodzaju urlopu. Brak wyraźnej odmowy w odpowiednim czasie, w niektórych przypadkach można interpretować jako:

• dorozumiane udzielenie zgody lub
• niedopełnienie obowiązków organizacyjnych przez pracodawcę.

Osoba działająca w imieniu pracodawcy powinna niezwłocznie odmówić udzielenia urlopu, jeżeli zamierzała potraktować wniosek odmownie. Składając bowiem wniosek o urlop „na żądanie”, Pan Michał mógł liczyć na to, że pracodawca odniesie się do jego wniosku przed rozpoczęciem pracy. Założył zatem, że skoro pracodawca, co do zasady, ma obowiązek udzielić urlopu „na żądanie”, to rozpatrzy ten wniosek pozytywnie.

Rekomendacja dla pracodawców

W celu uniknięcia wątpliwości, co do zasad składania i akceptacji urlopów na żądanie pracodawca powinien:

• dookreślić w regulaminie pracy zasady zgłaszania urlopów „na żądanie”, np. wskazując jednoznacznie osobę uprawnioną do ich udzielania i godziny, w których taka decyzja może być podjęta;
• zapewnić pracownikom szybki i jednoznaczny kanał komunikacji, aby mogli dowiedzieć się, czy ich wniosek został zaakceptowany;
• pamiętać, że odmowa urlopu „na żądanie” musi mieć charakter wyjątkowy i trzeba ją należycie uzasadnić.

Więcej o urlopach na naszej stronie znajdziesz TU.