Zwolnienia od pracy to temat, który w praktyce budzi sporo wątpliwości. Oznacza nie tylko nieobecność pracownika, ale często także obowiązek wypłaty wynagrodzenia za czas niewykonywania pracy. Co do zasady pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika od pracy, jeżeli wynika to z Kodeksu pracy albo z innych przepisów prawa.
Do najczęściej stosowanych należą tzw. zwolnienia okolicznościowe. Reguluje je rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1632). Przysługują one w związku ze szczególnymi wydarzeniami rodzinnymi, takimi jak ślub, narodziny dziecka czy pogrzeb osoby bliskiej.
Kiedy przysługuje zwolnienie okolicznościowe?
Pracodawca ma obowiązek zwolnić pracownika na 2 dni w razie:
- ślubu pracownika,
- urodzenia się jego dziecka albo
- zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy.
Z kolei 1 dzień zwolnienia przysługuje w razie:
- ślubu dziecka pracownika albo
- zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Są to uprawnienia związane z konkretną, szczególną okolicznością życiową, dlatego pracownik korzysta z nich na swój wniosek. Co istotne, zwolnienie obejmuje cały dzień pracy, niezależnie od tego, ile godzin pracownik miał tego dnia zaplanowane w grafiku.
Wynagrodzenie za czas zwolnienia
Za czas zwolnienia okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Nie oznacza to jednak, że wynagrodzenie zawsze będzie identyczne jak za dzień przepracowany. Oblicza się je bowiem według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop.
Urodzenie dziecka a matka
Co istotne, wniosek o zwolnienie powinien pozostawać w związku czasowym i przyczynowym z wydarzeniem, które uzasadnia jego udzielenie. W praktyce oznacza to, że zwolnienia nie wykorzystuje się „na zapas” ani w dowolnym, odległym terminie.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku urodzenia dziecka. Często pojawia się pytanie, czy ze zwolnienia z tego tytułu może skorzystać matka dziecka. W praktyce odpowiedź najczęściej brzmi „nie”. Zwolnienie od pracy może zostać bowiem wykorzystane wyłącznie w dni, które są dniami pracy pracownika. Oznacza to, że pracownica, która urodziła dziecko, nie będzie mogła skorzystać z opisywanego zwolnienia, ponieważ najpóźniej w dniu porodu rozpocznie urlop macierzyński.
Zgodnie ze stanowiskiem Departamentu Prawa Pracy Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 7 marca 2012 r., pracownicy po zakończeniu urlopu macierzyńskiego nie przysługuje prawo do takiego zwolnienia. Pracodawca może oczywiście udzielić pracownicy wówczas takiego zwolnienia, jednak ze względu na brak związku czasowego z urodzeniem dziecka nie będzie miał takiego obowiązku.
Dokumentowanie uprawnienia
W praktyce pracodawcy często żądają potwierdzenia okoliczności uzasadniających zwolnienie. Co do zasady wystarczające jest oświadczenie pracownika, a dokumenty są żądane wtedy, gdy pojawiają się uzasadnione wątpliwości. To podejście jest ważne z perspektywy ochrony danych osobowych i zasady minimalizacji. Nie każdy przypadek da się udowodnić odpisem aktu stanu cywilnego. W niektórych sytuacjach pracownik może po prostu nie dysponować takim dokumentem. W praktyce szczególna ostrożność i empatia są po stronie pracodawcy szczególnie wskazane.
