Coraz częściej pracodawcy korzystają z narzędzi komunikacji elektronicznej, takich jak e-mail czy wideokonferencje, aby rozwiązać z pracownikiem stosunek pracy. Choć takie podejście może budzić wątpliwości, to w rzeczywistości jest ono zgodne z prawem, pod warunkiem spełnienia odpowiednich wymogów formalnych. Problem może pojawić się jednak z przechowywaniem wypowiedzenia umowy o pracę wręczonego w formie elektronicznej, jeżeli dotąd pracodawca prowadził akta osobowe pracownika w formie papierowej.
Forma wypowiedzenia umowy o pracę
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy wypowiedzenie umowy o pracę powinno zostać złożone w formie pisemnej. Tradycyjnie oznacza to, że zarówno pracodawca, jak i pracownik, składają oświadczenie w formie papierowej. Jednakże, gdy komunikacja elektroniczna jest powszechnie stosowana w relacjach pracowniczych, a pracownik regularnie korzysta ze służbowej poczty e-mail, możliwe jest dokonanie wypowiedzenia umowy o pracę za pośrednictwem e-maila. Co ważne, aby dokument był skuteczny, pracodawca musi go podpisać elektronicznym podpisem kwalifikowanym, .
Stanowisko Sądu Najwyższego
Powyższe potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z 11 kwietnia 2024 r.[1]. Sąd Najwyższy stwierdził, że rozwiązanie stosunku pracy przez wysłanie oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę lub rozwiązaniu jej w trybie natychmiastowym – w postaci elektronicznej, opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, nie narusza art. 30 § 3 k.p. w związku z art. 781 § 1 k.c. . Dotyczy to jednak wyłącznie pracowników, którzy na co dzień posługują się w relacjach pracowniczych (i biznesowych) komunikacją elektroniczną, korzystając ze służbowego sprzętu komputerowego.
Sąd podkreślił, że w stosunku do pozostałych pracowników, z uwagi na ochronną rolę prawa pracy, należy stosować papierową formę pisemnej.
Procedura wysyłania wypowiedzenia
Aby proces zwolnienia za pomocą e-maila był przejrzysty i nie budził wątpliwości, warto przestrzegać kilku zasad. Pomocne jest wykorzystanie wideokonferencji jako formy komunikacji na odległość, która umożliwi rozmowę z pracownikiem w czasie rzeczywistym. Podczas wideokonferencji pracodawca powinien omówić przyczyny zwolnienia i odczytać pracownikowi treść wypowiedzenia oraz przedstawić jego szczegóły.
W trakcie wideokonferencji, pracodawca wysyła pracownikowi e-mail z załączonym wypowiedzeniem umowy o pracę, podpisanym kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Opatrzenie dokumentu elektronicznego takim podpisem jest równoznaczne z zachowaniem formy pisemnej. Brak otwarcia e-maila przez pracownika nie ma wpływu na skuteczność dokonanego wypowiedzenia. Oświadczenie uznaje się bowiem za doręczone, z chwilą wprowadzenia wiadomości do systemu komunikacji elektronicznej. Nie istotne jest czy pracownik zapoznał się z jego treścią. Wystarczy, że z chwilą wpływu wiadomości na serwer odbiorczy, miał możliwość zapoznania się z dokumentem.
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej
Wręczenie wypowiedzenia umowy o pracę w postaci elektronicznej jest możliwe również wtedy, gdy pracodawca prowadził dotychczas akta osobowe pracownika wyłącznie w formie papierowej.
Pracodawca wybiera, w jakiej formie prowadzi dokumentację pracowniczą. Jeżeli akta osobowe pracownika są prowadzone w formie papierowej, a wypowiedzenie umowy o pracę następuje w formie elektronicznej, to pracodawca powinien wydrukować taki dokument i dołączyć do pozostałej dokumentacji pracownika. Wydruk dokumentu elektronicznego należy opatrzyć podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z oryginałem.
Nie należy jednak usuwać dokumentu w pierwotnej postaci, tj. w postaci elektronicznej. Brak oryginalnej – elektronicznej wersji dokumentu może okazać się dla pracodawcy niekorzystne pod kątem dowodowym podczas ewentualnego procesu sądowego. Dostosowanie postaci pojedynczego dokumentu do reszty dokumentacji pracowniczej nie powoduje zmiany formy dokonanej czynności prawnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego. Jeżeli zatem pracodawca wręcza dokument w formie elektronicznej opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to tylko przechowywanie dokumentu w tej formie zapewnia pracodawcy możliwość wykazania przed sądem, że wręczone oświadczenie woli jest zgodne z prawem pod kątem formalnym.
[1] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2024 r., sygn. akt: II PSKP 86/22, LEX nr 3703650.
