Jednym z obowiązków pracodawcy jest poinformowanie pracownika o warunkach jego zatrudnienia. PIP może skontrolować treść i formę przedkładanych pracownikom informacji.
Pracodawca powinien zrealizować obowiązek poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia w formie pisemnej. Powinien to zrobić nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę.
Treść informacji o warunkach zatrudnienia
Pracodawca informuje pracownika o:
- obowiązującej go dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
- częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
- wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,
- obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
- układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.
Jeżeli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, dodatkowo musi przekazać informacje o: - zasadach pracy w porze nocnej,
- miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz
- przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Informacja musi być konkretna
Poinformowanie pracownika może nastąpić przez pisemne wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Pracownikowi należy wskazać konkretny przepis odnoszący się do warunków zatrudnienia, a nie cały artykuł. Jeżeli przepis prawa posiada paragrafy i punkty, wskazanie na artykuł nie będzie wystarczające. Informacja przekazywana pracownikom powinna mieć bowiem zindywidualizowany charakter i odnosić się do sytuacji konkretnego pracownika.
Indywidualny charakter informacji może rodzić problemy dla pracodawców zatrudniających znaczną liczbę pracowników. Widoczne to będzie zwłaszcza w przypadku zmiennych warunków pracy, np.: wymiaru urlopu wypoczynkowego oraz długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę przysługujących konkretnemu pracownikowi. Terminowe wystawienie nowego dokumentu może okazać się czasem kłopotliwe. Pracodawcy muszą uważać na sytuacje, gdy pracownikowi zmienia się okres wypowiedzenia czy wymiar urlopu z związku z rosnącym stażem pracy.
Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy
Stanowisko organu sprawującego nadzór nad pracodawcami w tym zakresie jest jasne.
W piśmie z 10 maja 2013 r. GNP-249-4560-3-1/13/PE/RP Główny Inspektorat Pracy stwierdził, że informacja o warunkach zatrudnienia powinna być przygotowywana przez pracodawców na bieżąco.
W ocenie Głównego Inspektoratu Pracy pracodawcy powinni realizować swój obowiązek w chwili zaistnienia zmian w warunkach zatrudnienia. „Celem wskazanego przepisu jest bieżące informowanie pracownika o jego warunkach zatrudnienia, a nie o hipotetycznych warunkach, które mogą, ale nie muszą zaistnieć w bliżej nieokreślonej przyszłości. Przyjęcie założenia, że pracownik miałby pamiętać o pouczeniu sprzed kilku lat, kłóciłoby się zarówno z wykładnią gramatyczną, jak i celowościową, przytoczonego przepisu.
W związku z tym Główny Inspektorat Pracy stoi na stanowisku, że nie jest prawidłowe jednoczesne sporządzanie informacji aktualnej i dotyczącej warunków, które ulegną zmianie z upływem określonego czasu. Aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia musi być zawsze sporządzana na bieżąco, po zaistnieniu zmian w warunkach zatrudnienia pracownika (…).”
Jak jest w praktyce?
Jak obserwujemy w praktyce, w trakcie kontroli pracodawców, PIP weryfikuje zakres i treść przekazanych pracownikom informacji o warunkach zatrudnienia. Jeżeli jest ona niezgodna z treścią przepisów Kodeksu pracy, organ występuje do pracodawcy z wnioskiem o każdorazowe dostosowanie pisemnych informacji wręczanych pracownikom do wymogów kodeksowych. Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć przewidziane prawem obowiązki na pracodawców, którzy nie informują na bieżąco pracowników o warunkach ich pracy.
