W ostatnim czasie tematem wiodącym w działach HR jest ustawa dotycząca ochrony sygnalistów. Kto jest zobowiązany do wprowadzenia wewnętrznych procedur, od kiedy faktycznie ten obowiązek należy zrealizować? Wątpliwości i rozbieżnych interpretacji nie brakuje, co nie ułatwia przedsiębiorcom podejmowania właściwych działań.
Którzy przedsiębiorcy muszą wprowadzić procedurę ochrony sygnalistów?
Zgodnie z definicją z ustawy o ochronie sygnalistów, obowiązek wprowadzenia wewnętrznych procedur sygnalizowania nieprawidłowości ma każdy podmiot prawny, w tym podmiot prywatny czyli:
- osoba fizyczna prowadzącą działalność gospodarczą,
- osoba prawna (np. spółka z. o. o, spółka akcyjna),
- jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną (spółka jawna, spółka kapitałowa w organizacji),
- pracodawca (każdy z wymienionych wyżej podmiotów, jeżeli zatrudnia pracowników a także inne jednostki organizacyjne, jeżeli zatrudniają pracowników np. oddziały spółki funkcjonujące w różnych miejscowościach, jeżeli są strukturalnie i finansowo wyodrębnione, urząd gminy),
jeżeli nie są podmiotami publicznymi. Jak widać obowiązek nie zależy od formy prawnej prowadzenia działalności.
Kryterium – liczba zatrudnionych
Ustawodawca wprowadził dodatkowe kryterium, od spełnienia którego zależy obowiązek posiadania procedur. Kluczowa jest liczba osób wykonująca pracę zarobkową na rzecz danego podmiotu prywatnego. Aby ją ustalić, należy uwzględnić pracowników w przeliczeniu na pełny etat oraz osoby na umowach cywilnoprawnych i tzw. samozatrudnionych. W odniesieniu do dwóch ostatnich grup nie stosuje się „przelicznika etatowego”.
Wyjątki
Kryterium liczbowego nie stosuje się do przedsiębiorców objętych regulacjami dotyczącymi usług, produktów i rynków finansowych, przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, wskazanymi w części I.B i II załącznika do dyrektywy 2019/1937. Sygnalizuję tylko, że w tych obszarach często mamy do czynienia z instytucjami zbliżonymi do rozwiązań wskazanych w ustawie o ochronie sygnalistów. Podmioty te powinny zatem podjąć działania w celu integracji obowiązujących już procedur, z przepisami nowej ustawy.
Przykłady
Przedsiębiorca, który zatrudnia lub współpracuje z więcej niż 50 osobami ma obowiązek wprowadzić wewnętrzną procedurę sygnalizowania nieprawidłowości.
Z kolei przedsiębiorca, którego dotyczą np. regulacje AML, bez względu na liczbę osób zatrudnionych czy też współpracowników, powinien zintegrować regulacje wynikające z AML z ustawą o chronie sygnalistów.
Jaki jest termin na wdrożenie procedury?
Przepisy ustawy o ochronie sygnalistów w znacznej większości wejdą w życie 25 września 2024 r. Z tą też datą – według literalnej wykładni przepisów – przedsiębiorcy powinni posiadać wdrożone regulacje wewnętrzne.
Jednak w ostatnim czas pojawiło się stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, które wskazuje na inną datę początkową – 1 stycznia 2025 r. Ministerstwo swoje stanowisko opiera na brzmieniu art. 23 ust. 1 Ustawy o ochronie sygnalistów. Przepis mówi, że przy ustalaniu liczby osób zatrudnionych (pracowników i tzw. samozatrudnionych) należy uwzględniać dane z 1 stycznia i 1 lipca danego roku. Zdaniem Ministerstwa data wejścia w życie ustawy w roku 2024 uniemożliwia zatem ustalenie tego progu.
To zastanawiająca interpretacja. Każdy przedsiębiorca jest przecież w stanie ustalić te liczby na dany dzień. W momencie wejścia w życie przepisów z pewnością będzie znał stan zatrudnienia i stan współpracowników. Interpretacja ministerstwa wydaje się tym bardziej nieuzasadniona, że Polska i tak już znacznie opóźnia się z wdrożeniem dyrektywy o sygnalistach. Zatem „sztuczne” odraczanie obowiązków w tym zakresie wydaje się nieuzasadnione, a co najmniej niezrozumiałe.
Podsumowanie
Stanowisko ministerstwa daje przedsiębiorcom dłuższy czas na wprowadzenie wewnętrznych procedur sygnalizowania nieprawidłowości. Należy jednak zauważyć, że brak procedur stanowi wykroczenie. Organy, które będą egzekwowały ten obowiązek, mogą stosować literalną interpretację zapisów ustawowych. Zgodnie z takim podejściem 25 września 2024 r. to data początkowa, od której będzie badany fakt posiadania procedury sygnalizowania nieprawidłowości. Zalecam więc niezwłoczne podjęcie działań zmierzających do wdrożenia procedury w organizacji.początkowa, od której będzie badany fakt posiadania procedury sygnalizowania nieprawidłowości. Zalecam więc niezwłoczne podjęcie działań zmierzających do wdrożenia procedury w organizacji.
