Pracodawcy często zastanawiaj się jaką przyjąć zasadę przy rozdzielaniu pracownikom prezentów świątecznych finansowanych ze środków ZFŚS. Może najbezpieczniej w równej wysokości? Warto się nad tym zastanowić, bo taka decyzja może mieć kluczowe znaczenie i wpłynąć na obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne.
Definicja działalności socjalnej daje pracodawcy możliwość przyznawania pracownikom świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Pracodawca może przyznać świadczenie m.in. z okazji Świąt Wielkanocnych czy Świąt Bożego Narodzenia z tytułu zwiększonych wydatków w tym okresie. Taką formę pomocy oraz tryb jej przyznawania pracodawca musi określić w regulaminie funduszu.
Pracodawcy przyznając świadczenie finansowane z ZFŚS powinni zwrócić uwagę na obowiązek odprowadzenia składek na ubezpieczenia społeczne. Czy mogą uniknąć opłacenia składek na przykład od przyznawanych pracownikom bonów towarowych lub paczek świątecznych?
Istotny cel świadczenia
Zgodnie z obowiązującymi przepisami świadczenia finansowane ze środków ZFŚS przeznaczone na cele socjalne nie stanowią podstawy wymiaru składek. Wynika z tego, że zwolnienie składkowe zależy nie tylko od źródła finansowania, ale również od zastosowania przez pracodawcę kryterium socjalnego przy przyznawaniu tych świadczeń.
Kryteria socjalne
Kryteria socjalne zostały wymienione w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Są to: sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.
Przyznając świadczenia z funduszu pracodawca powinien kierować się którymś z wymienionych kryteriów. W praktyce oznacza to, iż, co do zasady, nie można przyznać osobom uprawnionym świadczeń w tej samej wysokości. Konieczne jest każdorazowe rozpatrywanie indywidualnej sytuacji pracownika oraz jego rodziny. W przeciwnym wypadku pracodawca od wartości przyznanych świadczeń powinien naliczyć i odprowadzić składki.
W razie wątpliwości, to na pracodawcy, jako płatniku składek, będzie spoczywał obowiązek udowodnienia, że w rzeczywistości każdorazowo stosował kryterium socjalne.
Jak orzekały sądy?
W orzecznictwie wskazuje się, że pracodawca nie musi uwzględniać łącznie wszystkich kryteriów wymienionych w ustawie, tj. sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Pracodawca będzie realizował cel socjalny nawet wówczas, gdy przyjmie tylko jedno kryterium.
Potwierdził to Sąd Apelacyjny w Łodzi w wyroku z 22 czerwca 2018 r. Sprawa dotyczyła zakwestionowania przez ZUS prawidłowości postępowania pracodawcy, który przyznał dzieciom pracowników paczki świąteczne o jednakowej wartości. W ocenie ZUS takie działanie było równoznaczne z niezachowaniem przez pracodawcę kryterium socjalnego. Sądy obu instancji przyznały rację pracodawcy. Uznały, że nie ma podstaw do dokonania hierarchizacji kryteriów wskazanych w ustawie o ZFŚS i wyłonienia spośród nich czynnika priorytetowego. Relacja pomiędzy kryteriami polega na wzajemnym uzupełnianiu się. Sądy stanęły na stanowisku, że doniosłości konkretnych kryteriów należy poszukiwać w istocie poszczególnych świadczeń. To charakter usługi wyznacza, czy decydującym do jej przyznania okaże się sytuacja życiowa, rodzinna, czy też materialna.
Sądy uznały więc, że w ramach autonomii zakreślonej przez ustawę o ZFŚS pracodawca, przyznając paczki świąteczne finansowane ze środków funduszu, może skoncentrować się w tym przypadku na sytuacji rodzinnej. W rozpatrywanej sprawie było to posiadanie dziecka w określonym wieku. Sąd uznał, że to wystarczająco realne i sprawdzalne kryterium wydatkowania środków z funduszu świadczeń socjalnych.
Podsumowanie
Podsumowując art. 8 ustawy o z.f.ś.s. nie upoważnia pracodawcy do przyznawania świadczeń socjalnych w takiej samej wysokości. Przepis ten wyraźnie określa związek pomiędzy przyznaniem świadczenia i jego wartością, a rozpatrywaną sytuacją życiową, rodzinną lub materialną osoby uprawnionej. Jeśli świadczenia pieniężne finansowane ze środków ZFŚS przeznaczone są na cele socjalne, to nie wlicza się ich do podstawy wymiaru składek. Pracodawcy muszą jednak pamiętać o konieczności zastosowania odpowiedniego kryterium socjalnego, by nie narazić się na zakwestionowanie zastosowanego zwolnienia przez ZUS.
Podstawa prawna:
- wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi z 22.06.2018 r., III AUa 237/18,
- ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych,
- rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 728 z późn. zm.).
