Nowe przepisy Kodeksu pracy dotyczące kontroli trzeźwości pracowników już obowiązują. Pracodawcy, którzy zdecydowali się na wprowadzenie odpowiednich postanowień do regulaminów pracy, mogą już prowadzić prewencyjną kontrolę trzeźwości. Tylko gdzie przechowywać dokumentację związaną z kontrolą trzeźwości?
Przeprowadzając kontrolę trzeźwości w zakładzie pracy, pracodawca przetwarza informacje o dacie, godzinie i minucie badania oraz jego wyniku. Pracodawca przechowuje te informacje w aktach osobowych pracownika, co do zasady, przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Ustawa milczy jednak, w której części akt osobowych należy przechowywać informacje dotyczące przeprowadzonej kontroli.
Odpowiedzi należy szukać w projekcie rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej zmieniającego rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Założenia projektu
Projekt zakłada rozszerzenie części „B” akt osobowych. Powinien się tam znaleźć dokument potwierdzający poinformowanie pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu, ze wskazaniem grup pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania.
Nowa części akt osobowych
Projekt rozporządzenia przewiduje również wprowadzenie zupełnie nowej części do akt osobowych, tj. część „E”. Trafią tam dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Znajdzie się tam również informacja, czy kontrolę przeprowadzał pracodawca czy uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.
Projekt rozporządzenia określa również sposób prowadzenia części „E”. Dokumenty znajdujące się w części „E” akt osobowych pracownika będą przechowywane w wydzielonych częściach dotyczących danej kontroli. Przyporządkuje się im odpowiednio numery E1 i kolejne. Obowiązywać będzie porządek chronologiczny, zaś numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczyć będzie każdej z tych części.
Jeżeli natomiast pracodawca usunie informację związaną z kontrolą trzeźwości z akt osobowych pracownika, będzie musiał usunąć także całą wydzieloną część dotyczącą tej informacji. Pozostałym dokumentom przyporządkuje następujące po sobie numery.
Projekt rozporządzenia jest obecnie na etapie uzgodnień międzyresortowych i stanowi odpowiedź na zmianę przepisów Kodeksu pracy.
Gdzie przechowywać dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracowników zanim rozporządzenie wejdzie w życie?
Pracodawca powinien przechowywać te informacje w części „B” akt osobowych pracownika.
Natomiast w przypadku pozytywnego wyniku badania i podjęcia decyzji o nałożeniu kary porządkowej, dokumentację należy przechowywać w części „D”. Powinna się tam znajdować do czasu uznania kary za niebyłą. Odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy.
Przechowywanie dokumentów na wypadek postępowania sądowego
Jeżeli informacje na temat badania mogą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania, okres przechowywania takich informacji ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
