Śmierć pracownika to często trudny i niespodziewany moment również dla pracodawcy. Pracownicy działu kadr stoją przed nie lada wyzwaniem. Co zrobić z wynagrodzeniem za pracę i ekwiwalentem za urlop wypoczynkowy? Komu wypłacić te świadczenia? Czy trzeba czekać na ustalenie spadkobierców?
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Prawa majątkowe ze stosunku pracy, takie jak wynagrodzenie za pracę czy ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. (art. 631 k.p.).
Na barkach pracodawcy spoczywa obowiązek ustalenia osób uprawnionych do świadczeń po zmarłym pracowniku. W jaki sposób to zrobić? Przyjrzyjmy się temu na przykładzie.
Zmarła pracownica miała męża, z którym pozostawała w separacji faktycznej. Miała również dwóch dorosłych, pracujących synów. Rodzice zmarłej pracownicy już nie żyją, nie miała rodzeństwa.
W przedstawionej sprawie, małżonek będzie uprawniony do świadczeń, gdyż w momencie śmierci pozostawał z pracownicą w związku małżeńskim. Separacja faktyczna nic nam w tej sytuacji nie zmienia. Dowodem dla pracodawcy na pozostawanie w związku małżeńskim jest odpis aktu małżeństwa. Małżonek nie musi spełniać żadnych dodatkowych warunków. Synowie zmarłej pracownicy nie będą uprawnieni do świadczeń, gdyż nie spełniają warunków z art. 68 ustawy o emeryturach i rentach z FUS.
Pracodawca jest zobowiązany samodzielnie dokonać oceny, czy członkowie rodziny zmarłego pracownika są uprawnieni do świadczeń po zmarłym pracowniku. Powinien to odpowiednio udokumentować. Można to zrobić np. poprzez odebranie pisemnych oświadczeń od rodziny pracownika.
W przestawionym przykładzie pracodawca powinien odebrać oświadczenia zarówno od męża, jak i od synów. Mąż będzie oświadczał, że na dzień śmierci był mężem zmarłej pracownicy, a synowie, że nie spełniają warunków wymaganych do uzyskania renty rodzinnej, a zatem nie są uprawnieni do świadczeń po zmarłej matce.
Mąż pracownicy otrzyma całość wynagrodzenia za pracę i ekwiwalent za urlop wypoczynkowy.
Odprawa pośmiertna
Rodzinie zmarłego pracownika przysługuje też odprawa pośmiertna. Osobami uprawnionym są, podobnie jak w przypadku wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop, małżonek i inni członkowie rodziny spełniający warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej.
Zatem mąż pracownicy z podanego przykładu otrzyma również odprawę pośmiertną, jednak jedynie w połowie wysokości. Zgodnie bowiem z przepisami Kodeksu pracy, jeśli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do odprawy pośmiertnej, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy.
Podsumowując, pracodawca powinien zebrać wywiad rodzinny i ustalić krąg osób uprawnionych do świadczeń. Powinien odpowiednio udokumentować ten proces, aby w razie potrzeby wykazać, że dokonał wypłaty uprawnionym osobom. W tym celu pomocne są oświadczenia składane przez członków rodziny.
Pracodawca wypłaca wynagrodzenie za pracę i ekwiwalent za urlop spadkobiercom pracownika dopiero wtedy, gdy okaże się, że pracownik nie miał małżonka, jak również nie było osób spełniających warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej.
