Nowe przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej obowiązują od 21 marca 2023 r. Pracodawcy mają obowiązek – w terminie 14 dni od tej daty, tj. do dnia 4 kwietnia 2023 r. – dostosować sposób przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, zgromadzonych przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, do obecnych przepisów.
Co to oznacza?
Pracodawcy uzyskali możliwość prowadzenia prewencyjnej kontroli trzeźwości z dniem 21 lutego 2023 r. Jeżeli pracodawca zdążył już przeprowadzić kontrolę, która wykazała spożycie przez pracownika alkoholu, to jest w posiadaniu związanych z tym dokumentów, które miał obowiązek gromadzić i przechowywać dotąd w części „B” akt osobowych pracownika.
Od dnia 21 marca 2023 r. pracodawca ma określony przepisami czas na przeniesienie tych dokumentów do nowo utworzonej części „E”.
Nowe przepisy milczą jednak na temat tego, czy część „E” akt osobowych należy utworzyć dla wszystkich pracowników, również tych, których stosunek pracy istniał przed dniem wejścia w życie nowelizacji, czy też jedynie dla tych, których pracodawca zatrudni po dniu 20 marca 2023 r.
Brak jest jednocześnie przepisów przejściowych, które różnicowałyby sytuację pracowników w zależności od tego kiedy stosunek pracy został nawiązany.
W związku z tym bezpiecznym rozwiązaniem będzie uzupełnienie akt osobowych wszystkich pracowników o nową część „E”.
Powyższe potwierdza § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w brzmieniu po 21 marca 2023 r., który stanowi, że „Akta osobowe pracownika składają się z 5 części”. Oznacza to, że kompletne akta pracownika od dnia 21 marca br. powinny składać się z części: „A”, „B”, „C”, „D”, ale również i „E”.
