Wdrożenie ochrony sygnalistów to jedno z największych wyzwań, z jakimi musieli zmierzyć się pracodawcy po wejściu w życie ustawy w 2024 roku. Choć przepisy mają na celu zwiększenie przejrzystości i bezpieczeństwa prawnego w organizacjach, ich praktyczne zastosowanie okazało się trudne, szczególnie dla firm z sektora MŚP. Po roku obowiązywania ustawy wiele przedsiębiorstw nadal boryka się z problemami organizacyjnymi, interpretacyjnymi i finansowymi.
Wdrożenie ochrony sygnalistów – główne problemy
1. Presja czasu i chaos interpretacyjny
Pierwszym i najdotkliwszym problemem okazał się niezwykle krótki termin wdrożenia. Pracodawcy mieli zaledwie trzy miesiące od publikacji ustawy (24 czerwca 2024 r.) do jej wejścia w życie (25 września 2024 r.). Dodatkowo, chaos wywołało stanowisko Ministerstwa Pracy, które sugerowało możliwość odroczenia wdrożenia procedur do 1 stycznia 2025 r. dla firm ustalających stan zatrudnienia w tym terminie.
2. Brak kompetencji i zasobów
Organizacje stanęły przed problemem braku wystarczających zasobów ludzkich oraz wiedzy specjalistycznej. Pracownicy nie posiadają często kompetencji prawniczych niezbędnych do oceny, czy zgłoszona przez sygnalistę informacja faktycznie stanowi naruszenie prawa, ani umiejętności prowadzenia postępowań wyjaśniających w skomplikowanych sprawach.
Szczególnie dotknięte tym problemem są firmy rodzinne i małe przedsiębiorstwa, gdzie trudno wskazać bezstronną osobę do obsługi zgłoszeń, a dodatkowo istnieje ryzyko konfliktów interesów przy rozpatrywaniu spraw dotyczących znajomych z pracy.
3. Koszty wdrożenia
Wdrożenie systemu ochrony sygnalistów wiąże się z nowymi, niezaplanowanymi obciążeniami finansowymi. Główne kategorie kosztów obejmują:
- konsultacje prawne i doradztwo – współpraca z kancelariami prawnymi przy opracowaniu zgodnych z prawem procedur;
- zakup lub rozwój oprogramowania – inwestycje w platformy IT do obsługi zgłoszeń;
- szkolenia pracowników – zarówno dla osób obsługujących zgłoszenia, jak i całej załogi;
- koszty utrzymania systemu – bieżące wydatki operacyjne;
- dodatkowy personel – zatrudnienie specjalistów lub outsourcing usług.
4. Problemy organizacyjne w małych firmach
Wdrożenie ochrony sygnalistów w mniejszych przedsiębiorstw okazuje się szczególnie trudne ze względu na zachowanie bezstronności i poufności. W spłaszczonych strukturach organizacyjnych wskazanie osoby gwarantującej neutralność stanowi realne wyzwanie. Dodatkowo, powierzanie funkcji obsługi sygnalistów zespołom mającym już inne zadania może budzić konflikty interesów.
5. Konflikty proceduralne
Pracodawcy muszą zmierzyć się z faktem, że różnym typom zgłoszeń przyporządkowane są odrębne procedury. Zgłoszenia dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, przemocy i mobbingu czy sygnalistyczne podlegają różnym, zróżnicowanym procedurom opartym na różnych podstawach prawnych. To sprawia, że wdrożenie ochrony sygnalistów znacznie się komplikuje.
Sankcje i konsekwencje
Wdrożenie ochrony sygnalistów wymaga dużego nakładu pracy, a także środków finansowych. Niestety niewdrożenie procedur może skutkować poważnymi sankcjami. Od 1 stycznia 2025 r. pracodawcy mogą zostać obciążeni karami za brak procedury zgłoszeń wewnętrznych. W skrajnych przypadkach grożą sankcje karne, włączając karę pozbawienia wolności.
Podsumowanie
Pierwszy rok obowiązywania ustawy o sygnalistach ujawnił, że sama idea ochrony sygnalistów cieszy się społecznym poparciem. Jednak praktyczne wdrożenie przepisów okazało się znacznie bardziej skomplikowane niż pierwotnie przewidywano. Pracodawcy, szczególnie z sektora MŚP, nadal borykają się z problemami organizacyjnymi, finansowymi i interpretacyjnymi.
Jak widać należy wypracować bardziej praktyczne rozwiązania. Potrzebne jest lepsze wsparcie interpretacyjne ze strony organów oraz ewentualnych korekt legislacyjnych ułatwiających stosowanie przepisów, szczególnie dla mniejszych przedsiębiorstw.
Więcej o ochronie sygnalistów TU.
