Rozwiązanie umowy o pracę nie oznacza ustania wszystkich obowiązków wynikających ze stosunku pracy. Wraz z ostatnim dniem zatrudnienia po stronie pracodawcy powstaje szereg obowiązków.
W praktyce najwięcej problemów może sprawiać nie samo świadectwo pracy, lecz rozliczenie sprzętu służbowego, zwłaszcza gdy pracownik wykonywał pracę zdalnie.
Świadectwo pracy i informacja o dokumentacji pracowniczej
Świadectwo pracy należy wydać w dniu ustania stosunku pracy. Jeśli z obiektywnych przyczyn nie jest to możliwe, pracodawca ma 7 dni, aby wysłać je pocztą lub doręczyć w inny sposób. Razem ze świadectwem pracodawca wydaje informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości jej odbioru oraz jej zniszczeniu w razie nieodebrania.
Wydania świadectwa nie można uzależniać od rozliczenia się pracownika, w tym od zwrotu sprzętu.
Rozliczenie należności i wyrejestrowanie z ZUS
Przy zakończeniu zatrudnienia pracodawca powinien rozliczyć wszystkie należne pracownikowi świadczenia, w tym wynagrodzenie oraz ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Pracodawca ma również obowiązek wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni od ustania tytułu do ubezpieczeń.
Sprzęt służbowy pod szczególną uwagą
Zakończenie zatrudnienia wiąże się również z koniecznością rozliczenia powierzonego pracownikowi mienia, np. laptopa czy telefonu służbowego. Warto w formie pisemnej lub e-mailowej wskazać sprzęt podlegający zwrotowi oraz termin i sposób jego przekazania.
Szczególnej staranności wymaga rozliczenie z pracownikiem zdalnym. Sprzęt znajduje się w jego domu, często w innym mieście. Warto m.in.:
- sprawdzić, czy regulamin lub porozumienie o pracy zdalnej określa zasady zwrotu narzędzi pracy,
- zorganizować odbiór kurierski na koszt pracodawcy i sporządzić protokół odbioru po rozpakowaniu sprzętu.
Odebranie dostępów do systemów i danych służbowych
Po ustaniu zatrudnienia należy również zadbać o odebranie pracownikowi dostępów do systemów, aplikacji i innych zasobów informatycznych wykorzystywanych w pracy. Dotyczy to m.in. poczty służbowej, systemów kadrowych i finansowych oraz narzędzi do komunikacji wewnętrznej.
Zakaz konkurencji
Przed rozstaniem warto sprawdzić, czy z pracownikiem nie zawarto umowy o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy. Jeśli tak, pracodawca powinien pamiętać o wynikających z niej zobowiązaniach, w tym o wypłacie należnego odszkodowania na zasadach określonych w umowie i przepisach prawa pracy.
Ustanie stosunku pracy wiąże się z szeregiem formalności, których pracodawca powinien pamiętać. Terminowe dopełnienie obowiązków związanych z dokumentacją, rozliczeniami i zwrotem mienia pozwala ograniczyć ryzyko sporów z byłym pracownikiem, konsekwencji prawnych oraz problemów z ochroną firmowych danych i zasobów.
Wsparcie prawne pracodawców zapewnia Kancelaria Radców Prawnych Bieluk i Partnerzy
