Pracodawca gospodaruje środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. W ramach funduszu pokrywa koszty działalności socjalnej, organizowanej na rzecz osób uprawnionych.
Co do zasady, pracodawca swobodnie ustala zasady przyznawania indywidualnych świadczeń. Musi jednak pamiętać, że ich przyznawanie ma być uzależnione od tzw. kryterium socjalnego. Pracodawca powinien zatem badać sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Oznacza to, że pracodawca nie może przyznawać wszystkim uprawnionym świadczeń socjalnych w jednakowej wysokości.
Definicję działalności socjalnej pracodawcy zawiera ustawa[1]. Działalność socjalna to między innymi usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku i działalności kulturalno-oświatowej oraz sportowo-rekreacyjnej.
Organizacja imprezy integracyjnej
W praktyce pracodawcy często decydują się na organizowanie masowyc imprez czy spotkań integracyjnych dla pracowników w ramach zapewnienia im rekreacji i wypoczynku. Zazwyczaj tego rodzaju imprezy są dostępne dla wszystkich pracowników na równych zasadach.
Czy w takim przypadku pracodawca również ma obowiązek stosować kryterium socjalne, jeżeli chce sfinansować wydarzenie ze środków ZFŚS?
Nie trzeba badać sytuacji pracowników
Wydatkując środki z ZFŚS na organizację imprezy integracyjnej pracodawca nie musi badać sytuacji finansowej pracowników. Trzeba rozróżnić ulgowe usługi i świadczenia, których przyznawanie wymaga zbadania sytuacji życiowej i materialnej pracownika, od działalności socjalnej. Tą, pracodawca może świadczyć na zasadach równego dostępu dla wszystkich pracowników.
Powyższe potwierdza wyrok z dnia 9 listopada 2017 r.[2]. Sąd Apelacyjny w Poznaniu stwierdził, że działalność socjalna pracodawcy nie ogranicza się jedynie do udzielania ulgowych usług i świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Pracodawca może również zaspokajać zbiorowe potrzeby pracowników w postaci organizowania imprez, wycieczek, spotkań integracyjnych czy pikników. Trudno przyjmować, aby korzystanie z takiego świadczenia miało być uzależnione od kryterium socjalnego, czyli od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Wynika to z samej istoty świadczenia.
Rodzaj świadczenia a obowiązek oskładkowania
Powyższe ma duże znaczenie w kontekście oskładkowania kosztów wydatkowanych z ZFŚS. Katalog wyłączeń określonych przychodów z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne zawiera rozporządzenie[3]. Podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
Finansowanie uczestnictwa pracowników w ogólnodostępnej imprezie integracyjnej nie stanowi przychodu ze stosunku pracy wedle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Pracownik uczestniczący w wydarzeniu nie odnosi bowiem korzyści w postaci zaoszczędzenia wydatku. Wobec tego nie ma obowiązku uwzględniania w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych kosztów wydatkowanych przez pracodawcę na ten cel.
[1] Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 998).
[2] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z dnia 9 listopada 2017 r., sygn. akt: III AUa 2032/16, LEX nr 2645237.
[3] § 2 pkt 19 Rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 728) w zw. z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 z późn. zm.).
