W związku z wejściem w życie dyrektywy UE w sprawie ochrony osób zgłaszających przypadki naruszenia prawa Unii (tzw. sygnalistów) przedsiębiorców czeka prawdziwa rewolucja. Do wprowadzenia pierwszych przepisów ustawowych, wykonawczych i administracyjnych w stosunku do przedsiębiorców zatrudniających powyżej 250 osób, państwa członkowskie mają czas do 17 grudnia 2021 roku. W stosunku do pozostałych przedsiębiorców oraz podmiotów prawnych sektora publicznego ustawodawca ma czas do 17 grudnia 2023 roku. Do nadchodzących zmian warto przygotowywać się już dziś.
Kim jest sygnalista?
Sygnalista, demaskator, informator, ang. whistleblower – osoba dmuchająca w gwizdek. W języku polskim brakuje określenia oddającego precyzyjnie znaczenie tego terminu. Niejednokrotnie sygnalista kojarzy się nam pejoratywnie, z donosicielstwem i kapusiostwem. Jednak podkreślić należy, że to mylne podejście. Mianem osoby sygnalizującej określa się kogoś, kto zgłasza lub ujawnia naruszenia, informacje o naruszeniach, które dostrzega w działalności związanej z pracą. System zgłaszania nieprawidłowości musi zapewniać, że osoby te mogą pozostać anonimowe. Co więcej, musi także zapewniać skuteczną ochronę przed działaniami odwetowymi w miejscu pracy.
Czym są procedury sygnalizujące o nieprawidłowościach?
Procedury sygnalizujące o nieprawidłowościach stanowią część kultury organizacji, szerzej systemu Compliance, a na świecie znane są od dawna. Budowanie zaufania do tego typu rozwiązań jest bardzo trudne i wymaga ogromnego wysiłku. Patrząc na to z drugiej strony, whistleblowing, jako kompleksowe rozwiązanie zgłaszania nieprawidłowości i ochrony sygnalistów, jest w stanie zapewnić każdej organizacji zgodność z przepisami prawa oraz ochronę na najwyższym, korporacyjnym poziomie. System zgłaszania nieprawidłowości należy rozpatrywać w imię wyższego dobra, jakim jest interes naszego miejsca pracy. System polega też na ujawnianiu wszelkich nieprawidłowości, działań niezgodnych z przepisami prawa, z którymi pracownik, współpracownik, czy kontrahent ma do czynienia. Innymi słowy wszelkich działań, które mogą narazić przedsiębiorstwo na straty finansowe, jak również utratę reputacji.
Uniwersalne zasady skutecznej polityki sygnalizowania o nieprawidłowościach
Nie ma wzorca skutecznej polityki sygnalizowania o nieprawidłowościach. Każda organizacja wymaga indywidualnego podejścia i stworzenia takich rozwiązań, które pasują do danej organizacji, ale przede wszystkim są skuteczne. Tworząc politykę sygnalizowania o nieprawidłowościach należy zwrócić uwagę na następujące elementy.
- Należy dopasować rozwiązania do ich użytkowników, do ich potencjału i możliwości oraz budować w miejscu pracy atmosferę sprzyjającą otwartości. Tylko w takim otoczeniu procedura będzie „żywym organizmem”, a nie zbiorem martwych reguł.
- Postanowieniami procedury należy objąć wszystkie szczeble pracowników, w tym kadrę zarządzającą. To kadra zarządzająca przede wszystkim musi dawać przykład etycznego działania. Jej postawa stanowi wytyczne dla pracowników.
- Należy budować zaufanie do systemu zgłaszania nieprawidłowości poprzez wzmacnianie komunikacji miedzy pracownikami, a przełożonym.
- Budując skuteczną procedurę sygnalizowania o nieprawidłowościach, należy uwzględniać możliwość działania nie tyko pracowników, czy współpracowników. Taką możliwość należy również przewidzieć w stosunku do podmiotów zewnętrznych.
- Bardzo ważnym elementem procedury sygnalizowania o nieprawidłowościach jest zapewnienie anonimowości lub poufności osobom przekazującym informacje.
- Należy budować zaufanie do systemu zgłaszania nieprawidłowości poprzez wzmacnianie komunikacji miedzy pracownikami, a przełożonym.
- Bardzo ważnym elementem procedury sygnalizowania o nieprawidłowościach jest zapewnienie anonimowości lub poufności osobom przekazującym informacje.
Jeżeli istnieją sprawdzone narzędzia, które mogą skutecznie ochronić interesy przedsiębiorstwa, należy je wykorzystać. Wprowadzenie skutecznej procedury sygnalizowania o nieprawidłowościach, to bardzo ważny krok w rozwoju najwyższych standardów zarządzania przedsiębiorstwem.
