Praca zdalna to symbol czasów pandemii. Od początku jej trwania ustawodawca umożliwił pracodawcom realizację zadań swoich firm w takiej właśnie formule. W pierwszym okresie był to sposób, by nie zatrzymywać pracy przedsiębiorcy i nie narażać go na jeszcze większe straty niż to konieczne, w związku z wprowadzanymi obostrzeniami. Przedłużająca się pandemia sprawiła jednak, że instytucja pracy zdanej przeszła istotną ewolucję.
Praca zdalna dla wielu była totalną nowością. Mimo to, specyficzne warunki doprowadziły do tego, że wpisała się na stałe w systemy organizacji pracy wielu przedsiębiorstw. Co za tym idzie, zasady wykonywania pracy zdalnej ujmowane są w regulaminy pracy i konkretne procedury. Z naszych doświadczeń wynika, że coraz więcej przedsiębiorców chce formalnie uregulować pracę zdalną w swojej organizacji. Zwracamy więc uwagę, jakie kluczowe elementy powinny znaleźć się w dobrze skonstruowanym dokumencie określającym zasady pracy zdalnej w przedsiębiorstwie.
Podstawowe zasady pracy zdalnej
Pracodawcy mają do dyspozycji dość szeroki wachlarz możliwości jeśli chodzi o organizację pracy zdalnej. Od początku regulacje pozwalają pracodawcy polecić pracę zdalną każdemu pracownikowi, pod warunkiem, że:
- posiada on umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania;
- rodzaj pracy pozwalał na taką formę.
Warto tu zaznaczyć, że nie chodzi tylko o prace biurowe. Ustawodawca dał taką możliwość również tym, którzy są w stanie stworzyć produkt w domu, a następnie dostarczyć go pracodawcy. Oczywistym jest, że niektórych prac nie da się zrealizować w trybie pracy zdalnej. Ustawodawca nie określa, co oznaczają możliwości techniczne i lokalowe. Według obowiązujących zasad, pracodawca musi natomiast zapewnić osobie wykonującej pracę zdalną środki niezbędne do jej wykonania, czyli najczęściej komputer i telefon komórkowy.
Cyberbezpieczeństwo pracy zdalnej
Ważne jest by pamiętać, że pracodawca musi zapewnić odpowiednie oprogramowanie i zabezpieczenie danych, które przetwarza pracownik, przed niepożądanym wyciekiem ich w sieci.
Ustawodawca nie zakazuje wykorzystywania własnego sprzętu pracownika do pracy zdalnej. Jednak pamiętać należy o tym, że to pracodawca odpowie wobec osób trzecich za szkody związane z ewentualnym wyciekiem informacji. Uznać należy, że intencją ustawodawcy było, aby pracodawca miał możliwość skorzystania z innych narzędzi i materiałów, jeśli nie zapewnia ich sam. Warunkiem jest jednak, iż zostały przez pracodawcę zatwierdzone i dopuszczone do takiego przeznaczenia. Warto zatem dokładnie przemyśleć, jak zabezpieczyć sprzęt, przy użyciu którego pracownik wykonuje pracę zdalną.
Dobrą praktyką w takiej sytuacji jest opracowanie i wdrożenie instrukcji, która zminimalizuje ryzyko wycieku danych i możliwość wykorzystywania sprzętu prywatnego po wyraźnym wyrażeniu zgody przez pracodawcę.
Ewidencja wykonywanych czynności
Z punktu widzenia pracodawcy kolejną istotną kwestią, jest nadzór nad czasem pracy pracownika. Wielu pracodawców wprowadziło już system ewidencji czasu pracy zdalnej. W takiej formule, na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek ewidencjonować wykonywane czynności, uwzględniając ich opis, a także datę i czas wykonania.
Miejsce wykonywania pracy zdalnej
To kolejny aspekt, który warto uregulować. Miejsce wykonywania pracy zdalnej może być przecież inne niż adres zamieszkania. Dla pracodawcy może to być kłopotliwe, szczególnie w sytuacji, gdy pracownik wykonujący pracę zdalną przebywa za granicą i nie informuje o tym pracodawcy. Problem pojawia się, gdy dojdzie np. do wypadku w trakcie wykonywania czynności pracowniczych.
Ważne jest zatem, aby w firmie funkcjonowały zasady każdorazowego informowania pracodawcy o miejscu świadczenia pracy zdalnej. Dzięki temu, pracodawca może określić swoje ryzyko związane ze świadczeniem pracy za granicą oraz podjąć odpowiednie decyzje w granicach prawa polskiego i kraju, gdzie przebywa pracownik.
Osoby objęte kwarantanną i izolacją
Najnowszym rozwiązaniem wprowadzonym przez ustawodawcę jest możliwość wykonywania pracy zdalnej przez osoby objęte kwarantanną lub izolacją.
Należy podkreślić, że pracodawca nie ma możliwości samodzielnego decydowania o wykonywaniu pracy przez pracownika w czasie kwarantanny lub izolacji.
Praca zdalna podczas kwarantanny i izolacji jest możliwa jedynie, jeśli pracownik o ten rodzaj pracy zawnioskuje. Pracodawca może wyrazić na nią zgodę, wówczas pracownik nabędzie prawo do wynagrodzenia za pracę. Brak zgody na propozycję pracownika, oznacza nabycie prawa do świadczeń chorobowych.
Jeśli pracownik objęty kwarantanną lub izolacją nie zawnioskuje o pracę zdalną, nabywa prawo do świadczeń chorobowych: wynagrodzenia chorobowego, a po jego wyczerpaniu prawa do zasiłku chorobowego.
Podobnie w sytuacji, gdy pracownik objęty kwarantanną lub izolacją poczuje się gorzej i nie będzie w stanie wykonywać pracy zdalnej, powinien poinformować o tym pracodawcę i wówczas nabywa uprawnienia do świadczeń chorobowych.
Słychać już głosy, jakoby ustawodawca miał na stałe wprowadzić do Kodeksu pracy regulacje prawne dotyczące zasad organizacji pracy zdalnej. Na razie to tylko plany, ale warto spojrzeć na instytucję pracy zdalnej i zastanowić się, czy i jeśli tak, to w jaki zakresie uregulować tę materię w swoim przedsiębiorstwie.
