Początek roku to właściwy moment, aby pracodawcy zweryfikowali, czy mają obowiązek utworzyć w 2023 roku ZFŚS. Przesądzi o tym stan zatrudnienia na 1 stycznia 2023 r. Nie należy jednak zapominać, że w określonych okolicznościach można uwolnić się od tego obowiązku.
Obowiązek tworzenia ZFŚS
Obowiązek tworzenia w 2023 r. ZFŚS dotyczy dwóch grup pracodawców spoza sfery budżetowej:
- pracodawców, zatrudniających wg stanu na 1 stycznia 2023 r. co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz
- pracodawców zatrudniających wg stanu na 1 stycznia 2023 r. poniżej 50, ale co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jeżeli działające u nich zakładowe organizacje związkowa wystąpią z wnioskiem o utworzenie funduszu.
Tzw. mali pracodawcy, tj. zatrudniający wg stanu na 1 stycznia 2023 r. poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, mogą utworzyć ZFŚS dobrowolnie (z wyjątkiem wskazanym w pkt. 2 powyżej).
Rezygnacja z tworzenia ZFŚS
Jak wynika z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych z obowiązku tworzenia ZFŚS można zrezygnować. Mogą to zrobić wszyscy wskazani powyżej pracodawcy, niezależnie od stanu zatrudnienia. Stan zatrudnienia wpłynie natomiast na to jaka procedura rezygnacji będzie miała zastosowanie do danego pracodawcy.
Warunki rezygnacji
Rezygnacja z ZFŚS w pierwszej kolejności wymaga przyjęcia stosownego postanowienia w wewnętrznych przepisach zakładowych, tj.:
- w układzie zbiorowym pracy, jeżeli pracodawca jest nim objęty lub
- regulaminie wynagradzania, jeśli na 1 stycznia danego roku stan zatrudnienia w zakładzie nieobjętym układem zbiorowym pracy wynosi mniej niż 50 pełnych etatów, jednak co najmniej 50 pracowników liczonych osobowo (pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników w ujęciu osobowym są bowiem zobowiązani do tworzenia m.in. regulaminu wynagradzania).
Wprowadzenie przez pracodawcę zmian w wymienionych aktach wewnętrznych wymaga zachowania wszystkich ogólnych formalności warunkujących skuteczność takich zmian. Przykładowo, jeśli w zakładzie pracy działają związki zawodowe, to pracodawca jest obowiązany uzgodnić z nimi wprowadzenie zmian do regulaminu wynagradzania.
Inny tryb rezygnacji z tworzenia ZFŚS dotyczy pracodawców, którzy na 1 stycznia 2023 r. zatrudniają poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i jednocześnie poniżej 50 pracowników w ujęciu osobowym (tacy pracodawcy są zwolnieni z obowiązku tworzenia regulaminu wynagradzania). Ta grupa pracodawców ma obowiązek przekazać pracownikom informację w sprawie nietworzenia funduszu do końca stycznia 2023 r., w sposób przyjęty u danego pracodawcy.
Zawieszenie ZFŚS w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub epidemii
Niezależnie od powyższego, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19, pracodawcy mogą korzystać z rozwiązań przewidzianych w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. specustawie).
Jak stanowi art. 15ge specustawy, w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo epidemii, pracodawcy, u których nastąpiły spadki obrotów określone w art. 15g ust. 9 lub istotny wzrost obciążenia funduszu wynagrodzeń określony w art. 15gb ust. 2 specustawy mają prawo zawiesić obowiązek:
- tworzenia lub funkcjonowania ZFŚS,
- dokonywania odpisu podstawowego na ZFŚS,
- wypłaty świadczeń urlopowych.
