Coraz częściej pracodawcy decydują się na założenie monitoringu GPS w samochodach służbowych, które udostępniają pracownikom również do celów prywatnych. Czy w takiej sytuacji monitoring GPS jest dozwolony? Jak długo przechowywać dane z monitoringu?
Prawo pracy dopuszcza monitoring GPS
Przepisy Kodeksu pracy regulują kwestie dotyczące monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, jak również monitoring poczty elektronicznej pracownika. Inne formy monitoringu, zgodnie z przepisami prawa pracy, są dopuszczalne, jeśli ich zastosowanie jest niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Inną formą monitoringu pracowniczego może być zatem monitoring GPS pojazdów służbowych udostępnionych pracownikowi, jeśli jest on wykorzystywany w opisanych powyżej celach. W pozostałych przypadkach, w których wprowadzony monitoring służy innym celom (niepracowniczym) wynikającym z prawnie uzasadnionych interesów pracodawcy-przedsiębiorcy (np. w celu przeciwdziałania kradzieży), przepisy Kodeksu pracy nie będą miały zastosowania.
Samochód służbowy wykorzystywanych w celach prywatnych
Monitoring GPS, podobnie jak monitoring poczty elektronicznej, nie może naruszać dóbr osobistych pracownika. Pracodawcy często pozwalają pracownikom na korzystanie z pojazdów służbowych w celach prywatnych.
Jak w takim razie chronić dobra osobiste pracownika, w tym prawo do prywatności, gdy w samochodzie zainstalowano monitoring GPS? Pracodawca powinien zadbać, aby stosowany przez niego system monitoringu miał odpowiednie funkcjonalności. Powinien mieć funkcję wyłączenia (ewentualnie przełączenia na tryb prywatny) w okresie, w którym pracownik nie świadczy pracy. Wtedy też pracownik musi być czujny i pamiętać, aby wyłączyć monitoring GPS podczas korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych. Pracodawca powinien przeszkolić pracownika w tym zakresie. Najlepiej byłoby, aby ustawienie prywatne systemu było domyślne. Wtedy jednak pracownik musi pamiętać, aby na czas pracy włączyć monitoring.
Gdy nie są możliwe powyższe rozwiązania, pracodawca powinien rozważyć uzyskanie od pracownika zgody na zbieranie i przetwarzanie danych lokalizacyjnych.
Obowiązki pracodawcy
Należy pamiętać o tym, że pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika użytkującego służbowe auto o zamieszczeniu w nim systemu do monitoringu GPS. Pojazd powinien też odpowiednio oznaczyć, tak aby wynikało, że jest monitorowany.
Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu pracodawca ustala w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu. Informacje te przekazuje się pracownikowi na piśmie przed dopuszczeniem go do pracy.
Okres przechowywania
W przypadku monitoringu wizyjnego pracodawca może przechowywać nagrania przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania, o czym szerzej pisaliśmy tutaj: https://prawopracy.bieluk.pl/jak-dlugo-przechowywac-nagrania-z-monitoringu-wizyjnego-wskazowki-dla-pracodawcow/
W przypadku innych form monitoringu, jak i monitoringu poczty elektronicznej pracownika, ustawodawca nie wprowadził takiego ograniczenia. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może przechowywać dane z monitoringu przez czas nieokreślony. Pracodawca powinien, kierując się zasadami przetwarzania danych osobowych, w tym zasadą celowości i minimalizacji, określić okres przechowywania tych danych. Dane osobowe należy bowiem przechowywać przez okres nie dłuższy, niż to niezbędne do celów dla realizacji których są przetwarzane.
