Od 18 października 2026 r. orzeczenia lekarskie z zakresu medycyny pracy będą co do zasady wydawane w formie elektronicznej. Przepisy nie mówią jednak, w jaki sposób pracodawca je otrzyma. Ta kwestia została pozostawiona umowie z jednostką służby medycyny pracy. Jeżeli umowa nie reguluje tej kwestii, po 18 października może pojawić się problem z ustaleniem sposobu przekazania pracodawcy orzeczenia, które jest niezbędne do dopuszczenia pracownika do pracy.
Co się zmienia?
Nowelizacja przepisów wprowadzona Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 20 marca 2026 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracyweszła w życie 17 kwietnia 2026 r. Obecnie trwa okres przejściowy, w którym dopuszczalne jest stosowanie zarówno formy papierowej, jak i elektronicznej. Od 18 października 2026 r. orzeczenia będą co do zasady wydawane w formie elektronicznej. Tylko w przypadkach określonych w przepisach będą wystawiane w postaci papierowej.
Elektroniczne orzeczenia lekarskie będą zapisywane w Systemie Informacji Medycznej (SIM). Pracownik będzie miał do nich dostęp za pośrednictwem Internetowego Konta Pacjenta (IKP). Na jego żądanie orzeczenie będzie mu wydawane również w postaci wydruku podpisanego własnoręcznie przez lekarza wydającego.
Zmianie ulegnie także zakres informacji zawartych w orzeczeniu lekarskim przekazywanym pracodawcy. Pracodawca nie będzie miał wglądu w zalecenia indywidualne wydane dla pracownika. Orzeczenie przekazywane pracodawcy może natomiast zawierać zalecenia wynikające z warunków pracy w odniesieniu do zapewnienia pracownikowi okularów lub szkieł kontaktowych korygujących wzrok lub wynikające z decyzji o przeniesieniu na inne stanowisko.
Co zmiana formy orzeczenia oznacza dla pracodawcy?
Zmiana formy wydawania orzeczeń lekarskich nie zmienia obowiązku pracodawcy w zakresie posiadania aktualnego orzeczenia lekarskiego pracownika. Pracodawca nadal nie może dopuścić do pracy osoby, która nie posiada wymaganego, aktualnego orzeczenia.
Elektroniczna forma orzeczeń rodzi jednak pytanie, w jaki sposób pracodawca będzie otrzymywał orzeczenie od jednostki medycyny pracy?
Dotychczas dokument w formie papierowej przekazywano w tradycyjny sposób. Nowe przepisy nie określają natomiast szczegółowo sposobu przekazywania orzeczenia w formie elektronicznej. Wskazują jedynie, że orzeczenie lekarskie jest przekazywane pracodawcy w terminie i w sposób określonych w umowie zawartej z tą podstawową jednostką służby medycyny pracy.
Rekomendacje
Pracodawcy powinni zatem przed 18 października 2026 r. zweryfikować obowiązujące umowy zawarte z jednostkami służby medycyny pracy pod kątem określenia sposobu i terminu przekazywania orzeczeń lekarskich oraz jej zgodności ze zmienionymi przepisami.
Jeżeli umowa nie reguluje kwestii terminu i sposobu przekazywania orzeczeń, należy ją odpowiednio uzupełnić z uwzględnieniem potrzeb i możliwości pracodawcy oraz jednostki służby medycyny pracy. Ustalony sposób przekazywania orzeczeń powinien przy tym zapewniać właściwą ochronę danych osobowych pracowników.
Zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentacji w związku z wprowadzeniem obowiązkowej elektronicznej formy orzeczeń z zakresu medycyny pracy leży w interesie pracodawców.
Więcej na temat dokumentacji w zakładzie pracy.
Obsługę prawną pracodawców zapewnia Kancelaria Radców Prawnych Bieluk i Partnerzy
