W razie przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę, staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Tak stanowią przepisy Kodeksu pracy. Co dzieje się z dokumentacją pracowniczą pracowników w takiej sytuacji?
Odpowiedzi należy szukać w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z § 7 rozporządzenia: W przypadku, o którym mowa w art. 231 Kodeksu pracy (przejście zakładu pracy) albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy. Analogiczny przepis zawarty był w § 9 wcześniej obowiązującego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.
Z przejściem zakładu pracy mamy do czynienia np. w przypadku łączenia spółek, jak również w przypadku komercjalizacji przedsiębiorstw państwowych. To na następcy prawnym (na nowym pracodawcy) ciąży obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej pracowników, w tym byłych pracowników.
Pracodawca zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej może powierzyć przechowywanie dokumentacji pracowniczej podmiotowi trzeciemu (np. zewnętrznemu prywatnemu podmiotowi, który zajmuje się tego typu usługami). Jednakże, należy pamiętać, że to na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Powierzenie przechowywania dokumentacji pracowniczej podmiotowi trzeciemu nie zwalnia pracodawcy z odpowiedzialności za jej prawidłowe przechowywanie.
Więcej o zagadnieniach związanych z dokumentacją pracowniczą tutaj.
