Praca zdalna na dobre przyjęła się w Polsce i doczekała się regulacji kodeksowych. W praktyce pojawiły się jednak problemy z rozliczaniem przejazdów pracownika z miejsca wykonywania pracy zdalnej do biura. Pracodawcy zastanawiają się, czy uznać taką podróż za służbową? Czy wliczyć ją do czasu pracy?
Z art. 775 par. 1 k.p. wynika, że pracownikowi wykonującemu, na polecenie pracodawcy, zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Zgodnie z kodeksową definicją, pracownik może wykonywać pracę zdalną całkowicie lub częściowo w miejscu, które wskazał i każdorazowo uzgodnił z pracodawcą. Może to być na przykład miejsce zamieszkania pracownika.
Miejsce świadczenia pracy wskazane w umowie jest kluczowe
Dokonując oceny, czy przejazd z miejsca wykonywania pracy zdalnej do siedziby firmy będzie podróżą służbową, przede wszystkim należy ustalić, czy:
- pracownik wykonuje pracę zdalną w trakcie trwającego stosunku pracy,
czy - świadczenie pracy zdalnej uzgodniono przy zawieraniu umowy o pracę wraz z określeniem miejsca jej wykonywania.
Siedziba firmy wskazana w umowie jako miejsce pracy
W przypadku trwającego stosunku pracy pracownik ma często określone jedno miejsce wykonywania pracy, którym zwykle jest siedziba pracodawcy. Pracując zdalnie wykonuje pracę określoną w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania, np. w miejscu zamieszkania. Bez względu na to, czy praca zdalna będzie realizowana w trybie ciągłym, czy hybrydowym, nie zmienia się miejsce jej stałego wykonywania. Pracodawca umożliwia jedynie wykonywanie pracy w innym miejscu niż stale ustalone. W takiej sytuacji podróż do biura nie wypełnia przesłanki podroży służbowej związanej ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika. Jeśli w umowie o pracę miejscem świadczenia pracy jest siedziba firmy (np. Warszawa), a pracownik świadczy pracę zdalną z Łodzi i pracodawca wezwie go do biura, to wyjazd z Łodzi nie będzie dla niego podróżą służbową.
Miejsce pracy poza siedzibą pracodawcy
Inaczej będzie wyglądała sytuacja, gdy przy zawieraniu stosunku pracy strony ustalą zdalną formę świadczenia pracy, a jako stałe miejsce wykonywania pracy wskażą adres poza siedzibą pracodawcy. Jeśli pracodawca poleci wykonanie zadania służbowego poza tym miejscem, wówczas będziemy mieli do czynienia z podróżą służbową.
Ma to również znaczenie przy określeniu czasu pracy. Załóżmy, że pracownik pracuje zdalnie w Krakowie, w godz. 9.00- 17.00, a pracodawca wzywa go na spotkanie w poniedziałek do Łodzi, na godz. 9.00. Czas spędzony w podróży przed 9.00 i po 17.00 należy zaliczyć do czasu pracy, jeśli w trakcie podróży pracownik wykonywał swoją pracę (np. rozmawiał z klientami lub opracowywał raport).
Dwa miejsca wykonywania pracy
W umowie o pracę zdalną strony mogą również uzgodnić dwa miejsca wykonywania pracy-siedzibę pracodawcy i miejsce zamieszkania pracownika. W takiej sytuacji podróży do siedziby pracodawcy nie należy traktować jako podróży służbowej.
Podsumowując, o tym, czy przejazd pracownika z miejsca wykonywania pracy zdalnej do biura będzie podróżą służbową oraz kiedy należy go wliczyć do czasu pracy, decyduje sposób określenia w umowie miejsca i sposobu wykonywania pracy. Istotne jest również, czy jest to nowo nawiązany, czy istniejący wcześniej stosunek pracy.
