Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych przedstawił 15 października 2020 r., korzystne dla pracodawców, stanowisko w zakresie braku konieczności spełniania przez pracodawcę obowiązku informacyjnego wobec członków rodziny pracownika korzystającego z ZFŚS. Organ uznał, że w tym przypadku istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia z przepisu art. 14 ust. 5 lit. c RODO. Stanowisko Prezesa UODO rozwiało wątpliwości pojawiające się w doktrynie.
Prezes UODO stwierdził, że przepis art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych nakłada na pracodawcę obowiązek uzależnienia udzielenia ulgi lub świadczenia od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS. W konsekwencji pracodawca przetwarza dane osobowe wszystkich członków rodziny pracownika, którzy prowadzą z nim wspólne gospodarstwo domowe. Pracodawca musi bowiem poznać i ocenić ich sytuację socjalną. Udostępnienie tych danych następuje w formie oświadczenia pracownika, jednak pracodawca jest uprawniony do żądania udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia, które może odbyć się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS.
Zasadą jest, że administrator danych osobowych jest zobligowany do spełnienia obowiązku informacyjnego wobec osób, których dane przetwarza. Jednym z wyjątków od wspomnianej reguły jest przepis art. 14 ust. 5 lit. c. RODO, zgodnie z którym ADO jest zwolniony ze spełniania obowiązku informacyjnego w sytuacji, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie jest wyraźnie uregulowane przepisami prawa UE lub prawa państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą.
Prezes UODO uznał, że przepis art. 8 ustawy o ZFŚS określa zasady pozyskiwania danych członków rodziny pracownika w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS. W związku z tym, zwolnienie z przepisu art. 14 ust. 5 lit. c RODO znajdzie zastosowanie.
Stanowisko przedstawione przez Prezesa UODO rozwiało wątpliwości, które pojawiały się w doktrynie. Wielu autorów zastanawiało się, czy istnieje możliwość skorzystania ze zwolnienia z przepisu art. 14 ust. 5 lic. 5 RODO. Z ostrożności proponowali spełnienie obowiązku informacyjnego wobec członków rodziny pracownika korzystającego z ZFŚS, co było dużym utrudnieniem organizacyjnym dla pracodawców.
Pełna treść stanowiska dostępna pod linkiem: https://uodo.gov.pl/pl/225/1734.
Więcej artykułów dotyczących RODO w prawie pracy tutaj.
