23 maja 2024 r. Sejm RP przyjął długo wyczekiwaną ustawę o ochronie sygnalistów. W optymistycznym wariancie wejdzie w życie z początkiem października 2024 r. To najwyższy czas by pracodawcy przygotowali się do wypełnienia nowych obowiązków. Poniżej praktyczny niezbędnik, co należy opracować już teraz, by nie wpaść w kłopoty.
O ogólnych zasadach ochrony sygnalistów pisałam już wielokrotnie (tu link do artykułów). Dziś czas na praktyczne wskazówki, tuż przed wejściem w życie nowej ustawy.
Trzystopniowy system zgłaszania nieprawidłowości
Ustawa przewiduje trzystopniowy system zgłaszania nieprawidłowości:
- za pośrednictwem zgłoszeń wewnętrznych (w organizacji);
- za pośrednictwem zgłoszeń zewnętrznych (Rzecznik Praw Obywatelskich);
- za pośrednictwem ujawnienia publicznego (media).
W dniu wejścia w życie ustawy pracodawcy mają obowiązek posiadać opracowane i wdrożone systemy zgłoszeń wewnętrznych. To bardzo ważne, zważywszy na fakt, że sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. Oznacza to, że można ominąć swoją organizację i zgłosić nieprawidłowość od razu kanałem zewnętrznym. Bez wątpienia w interesie każdej organizacji leży to by dowiedzieć się o potencjalnej nieprawidłowości w pierwszej kolejności. Pozwoli to podjąć działania wyjaśniające i ewentualne środki zaradcze.
Kto jest zobowiązany do opracowania i wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych?
- Każdy podmiot publiczny oraz każdy pracodawca, który na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku zatrudnia co najmniej 50 osób. Do liczby 50 osób wykonujących pracę zarobkową na rzecz pracodawcy wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.
- Jednostki organizacyjne samorządu terytorialnego. Każda gmina, powiat i województwo może ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych pod warunkiem zapewnienie jej odrębności i niezależności od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
Czego mogą dotyczyć zgłoszenia wewnętrzne?
Zgłoszenia wewnętrzne powinny dotyczyć naruszeń prawa, czyli działania lub zaniechania niezgodnego z prawem lub mającego na celu obejście prawa, w szczególności:
- prawa pracy,
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- ochrony środowiska,
- zdrowa publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych.
Pracodawca może przewidzieć możliwość zgłaszania informacji o naruszeniach związanych z innymi obszarami, w tym np. ze standardami etycznymi, czy innymi politykami wewnętrznymi w organizacji.
Kto może być sygnalistą?
Sygnalistą może być praktycznie każdy. Będzie nim osoba fizyczna, która zgłasza informacje o naruszeniu prawa uzyskana w kontekście związanym z pracą, w tym:
- pracownik,
- pracownik tymczasowy,
- współpracownik,
- prokurent,
- akcjonariusz, wspólnik,
- stażysta, wolontariusza, praktykant,
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem wykonawcy, podwykonawcy, dostawcy,
- przyszły i były pracownik, współpracownik,
- funkcjonariusz i żołnierz, których status określają przepisy szczegółowe.
Co należy określić w procedurze wewnętrznej?
- wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, lub podmiot zewnętrzny, upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
- sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych przez sygnalistę wraz z jego adresem do kontaktu;
- bezstronną wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej, upoważnione do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia wewnętrznego i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo (jeśli organizacja dopuszcza taką możliwość);
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie;
- obowiązek podjęcia, z zachowaniem należytej staranności, działań następczych przez wyznaczony do tego podmiot;
- maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;
- zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych albo właściwych instytucji UE.
Warto zaznaczyć, że podmioty działające w grupie kapitałowej mogą ustalić wspólną procedurę zgłoszeń wewnętrznych, ale pod warunkiem zapewnienia zgodności wykonywanych czynności z ustawą.
Kary za nieprzestrzeganie ustawy o ochronie sygnalistów
- Za brak procedury zgłoszeń wewnętrznych grozi kara grzywny.
- Za uniemożliwienie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia grozi kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku.
- Za podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty grozi kara do 3 lat pozbawienia wolności.
- Za ujawnienie tożsamości sygnalisty grozi kara ograniczenia wolności, albo pozbawienia wolności do roku.
- Osoba, która dokonuje zgłoszenia wiedząc, że do niego nie doszło podlega karze ograniczenia wolności, albo pozbawienia wolności do 2 lat.
Podsumowanie
To już najwyższy czas na wdrażanie wewnętrznych procedur sygnalizowania nieprawidłowości zgodnie z polską ustawą. Organizacjom, które wdrożyły już wcześniej wewnętrzne kanały dokonywania zgłoszeń na podstawie dyrektywy rekomenduję przegląd przyjętych regulacji i dostosowanie do obecnego brzmienia przepisów ustawy.
Zainteresowanych tematem ochrony sygnalistów zapraszam na praktyczny webinar „Ochrona sygnalistów. Jak przygotować organizację do wdrożenia ustawy”, który poprowadzę z mec. Jolantą Adamską, 10 lipca o godz. 10:00.
Poniżej link do formularza rejestracyjnego:
