Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zajął stanowisko w sprawie wykorzystania prywatnych danych kontaktowych pracownika do celów zawodowych. Pracodawca, który w procesie rekrutacji pozyskał dane kontaktowe pracownika takie jak numer prywatnego telefonu komórkowego, czy adres prywatnej poczty mailowej, po nawiązaniu stosunku pracy nie może ich wykorzystywać do kontaktów zawodowych bez zgody pracownika.
Zgodnie z art. 221 Kodeksu Pracy: Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących: imię (imiona) i nazwisko; datę urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez taką osobę; wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Z powyższego wynika, że to od osoby ubiegającej się o zatrudnienie zależy jakie dane kontaktowe przekaże potencjalnemu pracodawcy. Może to być numer kontaktowy, adres mailowy lub inne dane umożliwiające kontakt. Pozyskane w procesie rekrutacji dane pracodawca może przetwarzać jedynie na potrzeby przeprowadzenia naboru.
Ze stanowiska Prezesa UODO wynika, że pracodawca może przetwarzać w celach zawodowych dane kontaktowe pracownika, które uzyskał podczas procesu rekrutacji, pod warunkiem uzyskania na to jego zgody. Przy czym, zgoda ta powinna być wyrażona dobrowolnie i na piśmie. Natomiast cele przetwarzania danych oraz zasady kontaktu muszą być jasno określone.
Co istotne, pracownik może w dowolnym momencie wycofać udzieloną zgodę. W konsekwencji, pracodawca musi zaprzestać przetwarzania danych wykorzystywanych na jej podstawie. Nadto, brak udzielenia zgody lub jej wycofanie nie może powodować jakichkolwiek negatywnych konsekwencji (np. odmowy zatrudnienia, wypowiedzenia umowy o pracę), dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
Ważne, że nawet, gdy pracownik udzielił pracodawcy zgody na kontaktowanie się z nim w celach służbowych przez prywatne środki komunikacji, to pracodawca po godzinach pracy powinien ograniczyć taki kontakt jedynie do sytuacji szczególnie uzasadnionych.
