Niejednokrotnie zdarza się, że po rozwiązaniu stosunku pracy, pracownik ponownie zostaje zatrudniony u tego samego pracodawcy. Powstaje wówczas pytanie, czy pracodawca musi założyć mu nowe akta osobowe, czy też może prowadzić dotychczasowe?
Do 1 stycznia 2019 r. nie było to oczywiste. Przepisy nie regulowały tej kwestii, więc praktyka pracodawców była różna. Część kontynuowała prowadzenie akt osobowych, a inni zakładali nowe.
Od 1 stycznia 2019 r. ustawodawca wprost przewidział możliwość kontynuowania prowadzania dotychczasowej dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem. Zgodnie bowiem z art. 945 § 1kp: W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie, o którym mowa w art. 94 pkt 9b, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.
Na tym tle mogą powstać różne problemy dotyczące prawidłowego ustalenia okresów przechowywania i możliwości kontynuowania prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Należy mieć na uwadze datę wejścia w życie nowelizacji, tj. 01.01.2019 r. oraz przepisy przejściowe zawarte w ustawie wprowadzającej zmiany.
W przypadku ponownego zatrudnienia pracownika, z którym stosunek pracy trwał w momencie wejścia w życie nowelizacji (w dniu 01.01.2019 r.), pracodawca może kontynuować prowadzenie dokumentacji pracowniczej, o ile złożył za tego pracownika raport informacyjny do ZUS-u.
Więcej artykułów o przepisach związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej tu.
